DECRETO Nº 21.878, DE 4 DE JANEIRO DE 2022

(Publicação DOM 05/01/2022 p.04)

Regulamenta no âmbito do Poder Executivo do Município de Campinas a técnica e os requisitos para digitalização de documentos públicos municipais.

O Prefeito do Município de Campinas, no uso de suas atribuições legais e,
CONSIDERANDO as diretrizes da política nacional de arquivos públicos e privados estabelecidas pela Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, que regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal;
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD);
CONSIDERANDO a Lei Federal nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, que institui a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica,estabelece garantias de livre mercado, e dá outras providências;
CONSIDERANDO os termos da Lei Federal nº 12.682, de 9 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos;
CONSIDERANDO o Decreto Federal nº 10.278, de 18 de março de 2020, que regulamenta o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019,e no art. 2º-A da Lei 12.682, de 9 de julho de 2012,para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais; e
CONSIDERANDO a necessidade de gerenciamento e redução de documentos físicos pela Administração Pública ao mínimo indispensável, sem prejuízo de direitos e garantindo a preservação do patrimônio arquivístico municipal por meio da aplicação das Tabelas de Temporalidades de Documentos em vigor,

DECRETA:

Art. 1º  Este Decreto regulamenta no âmbito do Poder Executivo do Município de Campinas a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos municipais, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais, observadas as disposições da Lei Federal nº 12.682, de 9 de julho de 2012, do Decreto Federal nº 10.278, de 18 de março de 2020, bem como as normativas que regulam a política municipal de gestão documental.

Art. 2º  Para fins do disposto neste Decreto, considera-se:
I - documento digitalizado - cópia digital do processo de digitalização do documento físico e seus metadados;
II - metadados - dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos;
III - documento público municipal - documentos produzidos ou recebidos pela administração direta e por entidades da administração indireta do Município de Campinas, ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos;
IV - integridade - estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada ou acidental que deve ser garantido por procedimentos de segurança da informação;
V - autenticidade - garantia baseada nos procedimentos de digitalização e nos procedimentos de armazenamento de que o documento digitalizado reproduz com fidelidade o documento original;
VI - possuidor do documento - órgão da administração direta ou entidade da administração indireta que produziu ou recebeu o documento original e é o responsável pela digitalização;
VII - operador da digitalização - quem executa a digitalização, podendo ser órgão da administração direta ou entidade da administração indireta ou terceiro contratado.

Art. 3º  Os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:
I - a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado;
II - a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos empregados;
III - o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
IV - a confidencialidade, quando aplicável; e
V - a interoperabilidade entre sistemas informatizados.

Art. 4º  O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá:
I - ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados;
II - seguir os padrões técnicos mínimos de digitalização previstos no Anexo I deste Decreto; e
III - conter, no mínimo, os metadados especificados no Anexo II deste Decreto.

Art. 5º  A digitalização de documentos será precedida da avaliação dos conjuntos documentais, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade de documentos da administração municipal, de modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados para eliminação sem a necessidade de digitalização.

Art. 6º  O operador da digitalização poderá ser o possuidor do documento físico ou terceiro contratado pela administração pública municipal.
§ 1º  Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização ao disposto neste Decreto.
§ 2º  Na hipótese de contratação de terceiros pela administração pública municipal, o instrumento contratual preverá:
I - a responsabilidade integral do contratado perante a administração pública municipal e a responsabilidade solidária e ilimitada em relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo; e
II - os requisitos de segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da legislação vigente e deste Decreto.

Art. 7º  Os documentos digitalizados deverão ser preservados em serviços de armazenamento ou em sistemas informatizados oficiais próprios ou contratados de terceiros, utilizados pelos órgãos da administração municipal, que assegurem:
I - a proteção da integridade dos documentos digitalizados contra alteração ou destruição não autorizadas;
II - a segurança contra acesso e reprodução não autorizados de documentos digitalizados ou de parte deles, tendo em vista a proteção de dados pessoais e de dados sensíveis, bem como dos dados cujo vazamento ameacem a segurança e a saúde públicas;
III - a indexação de metadados que possibilite a conferência do processo de digitalização adotado, bem como a localização e as ações de gerenciamento dos documento digitalizados, tendo em vista a sua destinação final, conforme tabelas de temporalidade de documentos da administração municipal.

Art. 8º  A eliminação de documentos físicos submetidos à digitalização, nos termos deste Decreto, deverá observar as seguintes condições:
I - os documentos físicos deverão constar de tabelas de temporalidade da administração pública municipal, para fins de eliminação;
II - poderão ser eliminados documentos cujo uso administrativo já foi encerrado e documentos ainda em uso ou tramitação, incluindo processos administrativos cadastrados no sistema PMC, que poderão ter seguimento e conclusão como processos eletrônicos no Sistema Eletrônico de Informação (SEI-Campinas);
III - os documentos físicos serão descartados em lotes, com autorização prévia em ato administrativo próprio, obedecendo ao disposto no Decreto nº 15.425, de 24 de março de 2006, bem como as normativas que regulam a política municipal de gestão documental.

Art. 9º  Os documentos digitalizados nos termos deste Decreto, cujos originais físicos foram destruídos, serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem, conforme estabelecido nas tabelas de temporalidade de documentos da administração municipal.
Parágrafo único.  As eliminações dos documentos digitalizados, a que se refere o caput deste artigo, deverão ser precedidas de autorização em ato administrativo próprio, obedecendo à regulamentação estabelecida no Decreto nº 15.425, de 24 de março de 2006 e demais normas que regulam a política municipal de gestão documental.

Art. 10.  Fica proibida a eliminação de documentos originais de guarda permanente, previstos nas tabelas de temporalidade de documentos da administração pública municipal, após a sua digitalização, por servirem de prova, testemunho e fontes para a pesquisa, observado o disposto nos arts. 10 da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 2º A, § 1º, da Lei Federal nº 12.682, de 9 de julho de 2012.
Parágrafo único.  Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos públicos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados, indicados nas tabelas de temporalidade, bem como aqueles produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos e entidades da administração pública municipal até o ano de 1950.

Art. 11.  Cabe à Diretoria de Gestão de Informação, Documentos e Atendimento ao Cidadão regulamentar os procedimentos e padrões, em conformidade com este Decreto, para aplicação dos metadados exigidos para a digitalização de documentos, bem como os procedimentos relativos aos protocolados administrativos físicos cadastrados no sistema PMC.

Art. 12.  Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 13.  Ficam revogadas as disposições em contrário.

ANEXO I

Campinas, 04 de janeiro de 2022

DÁRIO SAADI
Prefeito Municipal

PETER PANUTTO
Secretário Municipal de Justiça

MICHEL ABRAO FERREIRA
Secretário Municipal de Governo

Redigido conforme elementos do processo administrativo SEI PMC.2021.00057954-54.

ADERVAL FERNANDES JUNIOR
Secretário Municipal Chefe de Gabinete do Prefeito