ORDEM DE SERVIÇO Nº 627 DE 11 DE MAIO DE 2007
(Publicação DOM 12/05/2007 p. 04)
REVOGADO pelo Decreto nº 23.619, de 21/10/2024
Ver
Decreto nº 16.993, de 11/02/2010
Estabelece procedimentos para a eliminação de documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos da Administração Pública do Município de Campinas, em cumprimento ao disposto no parágrafo único do artigo 13 do Decreto nº 15.425, de 24/03/2006.
O Prefeito
Municipal no uso de suas atribuições e
CONSIDERANDO
a importância da definição de normas que assegurem a preservação dos documentos
produzidos pela Administração Pública Municipal, em particular dos documentos
do Poder Executivo Municipal, como instrumento de apoio à administração, à
cultura, ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação;
CONSIDERANDO
a necessidade de reduzir ao mínimo essencial a documentação acumulada no
Arquivo Municipal, nos Arquivos das Secretarias Municipais e nos Órgãos da
Administração Indireta, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos,
constitutivos e extintivos de direito, das informações indispensáveis ao
processo decisório e à preservação da memória histórica;
CONSIDERANDO
que a eliminação de documentos será normalizada no Poder Executivo Municipal
por meio de tabela de temporalidade a ser oficializada em várias etapas;
CONSIDERANDO
que há a necessidade de orientar os órgãos do Poder Executivo Municipal em
relação à eliminação premente de documentos públicos, exigindo a solução de
questões técnicas, administrativas e legais de modo diferenciado nas áreas
distintas da Administração Municipal;
CONSIDERANDO
que a autorização para a eliminação de documentos públicos no âmbito municipal,
de acordo com o
Decreto Municipal nº 15.425, de
24/03/2006, é de competência conjunta da Comissão Setorial de Avaliação de
Documentos Municipais e da Comissão Central de Avaliação e Destinação de
Documentos Municipais, sem prejuízo do disposto no art. 9.º da Lei Federal n.º
8.159, de 08/01/1991;
CONSIDERANDO
as recomendações da Resolução n.º 5 de 30/09/1996 e da Resolução n.º 7 de
20/05/1997 do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, referentes à eliminação
de documentos públicos;
RESOLVE
editar a seguinte ORDEM DE SERVIÇO:
Art. 1º
Os documentos públicos municipais são aqueles registrados no
Protocolo Geral da Prefeitura, além dos demais documentos produzidos, recebidos
ou acumulados pela Administração Pública Municipal, no desempenho de suas
atribuições e que possuem valor probatório, administrativo, informativo e
cultural, mesmo que não façam parte ou não constituam protocolados;
Art. 2º
Fica proibida a eliminação dos documentos públicos de valor
permanente, assim considerados todos aqueles produzidos, recebidos ou
acumulados pela Administração Pública Municipal de Campinas até o ano de 1940,
nos termos do
Art. 11 do Decreto
Municipal 15.425/2006, assim considerados também os documentos produzidos a
partir do ano de 1941, aos quais tenha sido atribuído valor permanente em
Tabela de Temporalidade de Documentos Públicos do Poder Executivo Municipal.
Art. 3º
Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa,
na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos
de valor permanente ou considerados como de interesse público e social, nos
termos do artigo 25 da Lei Federal nº 8.159/1991.
Art. 4º
Os documentos públicos produzidos, recebidos ou acumulados
posteriormente ao ano de 1940 pela Prefeitura Municipal de Campinas serão
submetidos ao processo de avaliação para destinação final, ou seja, guarda
permanente ou eliminação, obedecendo aos procedimentos e normas estabelecidos
nesta Ordem de Serviço e no
Decreto Municipal
15.425/2006.
Art. 5º
Fica proibida a eliminação de quaisquer documentos públicos
pelas Secretarias Municipais, Sociedades de Economia Mista, Empresas Públicas,
Autarquias e Fundações, encarregadas da gestão de serviços públicos municipais,
sem a aprovação das respectivas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos
Municipais e da Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos
Municipais CCADD, nos termos do
artigo 10
do Decreto Municipal 15.425/2006.
Art. 6º
As Propostas de Eliminação de documentos públicos municipais
de que trata o
artigo 13
do Decreto
Municipal nº 15.425/2006 serão elaboradas e submetidas à aprovação formal da
Comissão Setorial de Avaliação de Documentos Municipais a pedido de qualquer
órgão ou autoridade do âmbito de atuação da respectiva Comissão Setorial das
secretarias ou órgãos da administração indireta, ou por proposta de um dos
membros da Comissão.
Art. 7º
As Propostas de Eliminação de documentos serão elaboradas
obedecendo as séries documentais inventariadas em tabela de temporalidade
oficial, com os seus respectivos prazos de eliminação definidos.
Parágrafo
único. A formalização técnica de Proposta de Eliminação ficará a cargo da
Comissão Setorial de Avaliação de Documentos Municipais com base em listagens
de documentos destinados à eliminação, devidamente assinadas e datadas, pelo
responsável pela sua elaboração e conferência, obedecendo normas estabelecidas
pelo Arquivo Municipal.
Art. 8º
Após aprovação na respectiva Comissão Setorial, a Proposta de
Eliminação deverá ser protocolada e enviada ao Secretário Municipal no caso de
órgão da Administração Direta ou ao Presidente da sociedade, autarquia ou
fundação, no caso da Administração Indireta, a quem caberá encaminhá-la à
Secretaria Municipal de Administração para recebimento formal pela CCADD.
Art. 9º
Deverá constar obrigatoriamente da
Proposta de Eliminação para recebimento formal pelo Presidente da CCADD:
I - Listagens de documentos para eliminação;
II -
Relação de Eliminação de Documentos (Anexo I) com a finalidade de resumir as
informações sobre as listagens de documentos para eliminação e acrescentar
outras informações necessárias;
III - Ata de aprovação da Relação de Eliminação pela Comissão Setorial de Avaliação
de Documentos (Anexo II);
VI - Ofício do Secretário Municipal ou Presidente de órgão da Administração Indireta
de encaminhamento da Proposta de Eliminação à CCADD (Anexo III).
§ 1º As Propostas de Eliminação de documentos que não obedecerem às normas
técnicas ou modelos de preenchimento estabelecidas nesta Ordem de Serviço não
serão recebidas oficialmente, sendo devolvidas aos remetentes para correções ou
acréscimos de informações necessárias, após as quais poderão ser reencaminhadas
à CCADD.
§ 2º A tramitação na CCADD de Proposta de Eliminação poderá ser suspensa se
forem constatadas informações incorretas ou se a organização física dos
documentos destinados à destruição não obedecer às normas técnicas
estabelecidas, impossibilitando a conferência física dos mesmos.
Art. 10. A CCADD terá um prazo máximo de 30 (trinta) dias para fazer
constar da ordem do dia de sessão ordinária ou extraordinária, e abrir
discussão sobre a Proposta de Eliminação de documentos a ela dirigida para
homologação, a partir do recebimento oficial da Proposta pelo seu Presidente.
Art. 11. Todas
as Propostas de Eliminação de uma mesma série documental encaminhadas
subsequentemente à respectiva primeira Proposta de Eliminação dessa série
documental, que tenha sido aprovada por votação na CCADD sem qualquer tipo de
ressalva formalizada em Ata, poderão ser homologadas
ad referendum
pelo
Presidente da CCADD, assim que recebidas.
(nova redação de acordo com a
Ordem de Serviço nº 638
, de 14/09/2008)
§ 1º O Presidente da
CCADD deverá apresentar, nas sessões da Comissão, informe por escrito, que
deverá constar em Ata, das aprovações de Propostas de Eliminação feitas
ad
referendum.
(acrescido pela
Ordem de
Serviço nº 638
, de 14/09/2008)
§ 2º As decisões
ad
referendum
do Presidente da CCADD serão restritas aos casos das Propostas
de Eliminação de séries documentais que constem de Tabela de Temporalidade de
Documentos Públicos do Poder Executivo Municipal.
(acrescido pela
Ordem de Serviço nº 638
, de 14/09/2008)
Art. 12. Após a aprovação da Proposta de Eliminação de documentos pela
CCADD caberá à Secretaria Municipal ou órgão da Administração Indireta a
publicação de Edital de Ciência de Eliminação de Documentos (Anexos IV e V) no
Diário oficial do Município.
Art. 13. As eliminações dos documentos terão início no prazo de 30
(trinta) dias a partir da publicação do respectivo Edital de Ciência de
Eliminação de Documentos, período no qual os interessados poderão requerer às
suas expensas, o desentranhamento de documentos, cópias de peças do processo ou
de inteiro teor, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e
demonstração de legitimidade do pedido, dirigida ao Prefeito Municipal no caso
da Administração Direta, ou Presidente de Sociedade, autarquia ou fundação, no
caso da Administração Indireta.
Art. 14. Caberá aos representantes das Comissões Setoriais de Avaliação
de Documentos Municipais designados, lavrar o respectivo Termo de Eliminação
(Anexo VI), juntamente com a Coordenadoria Setorial de Arquivo Municipal, com o
objetivo de registrar as informações relativas ao ato de eliminação;
Art. 15. As eliminações de documentos serão realizadas sob supervisão direta
do Arquivo Municipal, ao qual caberá assessorar as Comissões Setoriais de
Avaliação de Documentos Municipais em todas as etapas de eliminação de
documentos, dando-lhes suporte técnico e prestando os necessários
esclarecimentos.
Art. 16. As eliminações de documentos públicos municipais serão
efetuadas por meio de fragmentação manual ou mecânica, e deverão ser
presenciadas oficialmente por um representante da Comissão Setorial de
Avaliação de Documentos Municipais que as aprovou, e um representante do
Arquivo Municipal.
Art. 17. A CCADD, com base nas informações atualizadas fornecidas pela
Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos acerca dos processos judiciais e
administrativos pendentes, incluindo os do Tribunal de Contas do Estado de São
Paulo, poderá suspender prazos de eliminação de documentos.
Art. 18. A critério da CCADD será retirada uma amostragem para guarda
permanente pelo Arquivo Municipal das séries documentais a serem eliminadas.
Art. 19. Algumas séries documentais ou documentos que não possuam valor
comprobatório ou informativo, a critério da CCADD, tais como Guias de Remessa e
exemplares de Diário oficial, por exemplo, poderão seguir procedimento de
eliminação diverso do descrito nesta Ordem de Serviço.
Art. 20. As Propostas de Eliminação ficarão sob guarda definitiva do
Arquivo Municipal e serão consideradas para todos os efeitos como os registros
oficiais das eliminações de documentos.
§ 1º Constarão como partes integrantes das Propostas de Eliminação encerradas,
além dos itens relacionados no
Art. 9º desta Ordem de Serviço, as respectivas Atas de Aprovação da CCADD, cópia do
Edital de Ciência e o Termo de Eliminação, além de outros documentos que se fizerem
necessários.
§ 2º Caso um órgão da Administração Indireta queira manter a guarda dos
registros originais das Propostas de Eliminação poderão encaminhar para o
Arquivo Municipal sua cópia autêntica de inteiro teor.
§ 3º Deve constar para consulta no Sistema Informatizado de Protocolos da
Prefeitura de Campinas as informações relativas aos atos oficiais de eliminação
de documentos protocolados.
Art. 21. São partes integrantes da presente Ordem de Serviço os seguintes
Anexos:
Anexo I - MODELO DE RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
Anexo
II - MODELO DE ATA DE REUNIÃO DELIBERATIVA DA COMISSÃO SETORIAL DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS
Anexo
III - MODELO DE OFÍCIO DE SECRETÁRIO MUNICIPAL/PRESIDENTE DO ÓRGÃO DA
ADMINISTRAÇÃO INDIRETA, À COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS,
SOLICITANDO AUTORIZAÇÃO PARA ELIMINAR DOCUMENTOS
Anexo
IV - MODELO DE EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (para
Administração Direta)
Anexo V - MODELO DE EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS (para Administração
Indireta)
Anexo
VI - MODELO DE TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
PUBLIQUE-SE.
CUMPRA-SE.
Campinas, 11 de maio de 2007.
DR. HÉLIO DE OLIVEIRA SANTOS
Prefeito Municipal
ANEXO I
MODELO DE RELAÇÃO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
PREFEITURA
MUNICIPAL DE CAMPINAS
COMISSÃO SETORIAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS DA
(Secretaria Municipal/Autarquia/Fundação/Sociedade de Economia Mista)
(1ª série documental)
Órgão produtor/acumulador:
Função:
Sub-função:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (caixas e
metros-lineares)
Observações complementares:
(2ª série documental)
Órgão produtor/acumulador:
Função:
Sub-função:
Atividade:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (caixas e
metros-lineares)
Observações complementares:
....................
....................
TOTAL DE DOCUMENTOS DE SÉRIES DOCUMENTAIS CONSTANTES
DESTA RELAÇÃO DESTINADOS À ELIMINAÇÃO:
Total de caixas:
Total de metros-lineares:
Observações complementares:
Local e Data:
Responsável:
ANEXO II
MODELO DE ATA DE REUNIÃO DELIBERATIVA DA COMISSÃO SETORIAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
(Secretaria
Municipal/Autarquia/Fundação/Sociedade de Economia Mista)
COMISSÃO SETORIAL DE AVALIAÇÃO
DE DOCUMENTOS
ATA DE REUNIÃO n.º _ _ /_ _
Aos _ _ _ _ dias do mês de _ _ _
_ do ano de _ _ _ _, no (local), às _ _ horas, reuniram-se os membros da
Comissão Setorial de Avaliação de Documentos da (Secretaria
Municipal/Autarquia/Fundação/Sociedade de Economia Mista). O Coordenador da
Comissão apresentou para análise a Relação de Eliminação de Documentos n.º _ _
/_ _ , acompanhada da(s) respectiva(s) Listagem(s) dos documentos a serem
eliminados que, juntamente com esta Ata, rubricada por todos os presentes,
serão autuadas como partes integrantes da PROPOSTA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS protocolada.
Os membros da Comissão manifestaram-se individualmente favoráveis à eliminação,
atestando que as referidas séries não apresentam mais nenhum valor que
justifique a sua guarda.
(Registre-se todas as
manifestações dos presentes).
A seguir, o Coordenador informou
que a referida PROPOSTA DE ELIMINAÇÃO, se aprovada pela Comissão Setorial de
Avaliação de Documentos, deverá ser protocolada e enviada ao Secretário
Municipal/Presidente e por ele encaminhada à Comissão Central de Avaliação e
Destinação de Documentos, de acordo com o
inciso
III do art. 4º
o Decreto Municipal n.º 15.425/06. O Coordenador informou,
ainda, que após a aprovação da Comissão Central de Avaliação e Destinação de
Documentos, deverá ser publicado o respectivo Edital de Ciência de Eliminação
de Documentos no Diário oficial do Município. Nada mais havendo a decidir, o
Coordenador declarou encerrada a reunião, cuja ata vai por todos os presentes
assinada.
(Nomes e assinaturas de todos os
membros da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo)
ANEXO III
MODELO DE OFÍCIO DE SECRETÁRIO MUNICIPAL / PRESIDENTE DE
ÓRGÃO DA ADMINISTRAÇÃO INDIRETA, À COMISSÃO CENTRAL DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS,
SOLICITANDO AUTORIZAÇÃO PARA ELIMINAR DOCUMENTOS
Encaminho a PROPOSTA DE
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS, da (Secretaria Municipal/Autarquia/Fundação/
Sociedade de Economia Mista) constante deste protocolado nº_ _ _ _ à Comissão
Central de Avaliação de Documentos devidamente aprovada pela Comissão Setorial
de Avaliação Documentos, instituída pela Resolução/Portaria n.º _ _ _ , de _ _
_ /_ _ _/_ _ _, publicada no Diário oficial do Município em _ _ _ /_ _ _ /_ _
_.
Em atendimento à determinação do
Decreto 15.425/2006
, solicito autorização para a
eliminação dos documentos descritos nesta PROPOSTA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS,
precedida de publicação no Diário oficial do Município do Edital de Ciência de
Eliminação.
Atenciosamente,
ANEXO IV
MODELO DE EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
(PARA ADMINISTRAÇÃO DIRETA)
A (Secretaria Municipal) em
conformidade com a Tabela de Temporalidade e a PROPOSTA DE ELIMINAÇÃO DE
DOCUMENTOS aprovada em sessão do dia _ _ /_ _/ _ _, pela Comissão Central de
Avaliação e Destinação de Documentos Municipais, instituída pela Decreto Municipal n.º 15.425
de 24/03/06 e nomeada por
Portaria Municipal, publicada no Diário oficial Município de _ _/_ _ /_ _, faz
saber a quem possa interessar que, a partir do 30º (trigésimo) dia subsequente
à data de publicação deste Edital, a (Secretaria Municipal) eliminará os
documentos abaixo relacionados.
Os interessados poderão requerer
às suas expensas, no prazo citado, o desentranhamento de documentos, cópias de
peças do processo ou de inteiro teor, mediante petição, desde que tenha
respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida ao
Prefeito Municipal.
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (n.º de caixas ou
metros lineares):
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (n.º de caixas ou
metros lineares):
..............................
Observações complementares:
Total de caixas
Total de metros lineares
ANEXO V
MODELO DE EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
(PARA ADMINISTRAÇÃO INDIRETA)
A (Autarquia/Fundação/Sociedade
de Economia Mista) em conformidade com a Tabela de Temporalidade e PROPOSTA DE
ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS aprovada em sessão do dia _ _/_ _/_ _ , pela Comissão
Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais, instituída pela Decreto Municipal n.º 15.425
de 24/03/06 e nomeada
por Portaria Municipal, publicada no Diário oficial Município de _ _/_ _ /_ _,
faz saber a quem possa interessar que, a partir do 30º dia subsequente à data
de publicação deste Edital, o (Autarquia/Fundação/Sociedade de Economia Mista)
eliminará os documentos abaixo relacionados. Os interessados poderão requerer
às suas expensas, no prazo citado, o desentranhamento de documentos, cópias de
peças do processo ou de inteiro teor, mediante petição, desde que tenha
respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida ao
Presidente da (Autarquia/Fundação/Sociedade de Economia Mista).
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (n.º de caixas ou
metros lineares):
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (n.º de caixas ou
metros lineares):
..............................
Observações complementares:
Total de caixas
Total de metros lineares
ANEXO VI
MODELO DE TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
COMISSÃO DE AVALIAÇÃO DE
DOCUMENTOS DA (Secretaria/Autarquia/Fundação/Sociedade de Economia Mista)
TERMO DE ELIMINAÇÃO DE
DOCUMENTOS n.º _ _/_ _
Aos _ _ _ dias do mês de _ _ _
do ano de _ _ _ , a (Secretaria Municipal/Autarquia/ Fundação/Sociedade de
Economia Mista), em conformidade com os prazos definidos na tabela de
temporalidade e PROPOSTA DE ELIMINAÇÃO nº _ _/_ _ , protocolado nº _ _ _ /_ _
_, procedeu à eliminação dos documentos abaixo relacionados:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (n.º de caixas e
metros lineares):
Observações complementares:
Série documental:
Datas-limite:
Quantidade (n.º de caixas e
metros lineares):
Observações complementares:
(Nome e assinatura do
representante da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos e do Arquivo
Municipal que presenciaram a eliminação dos documentos)
