DECRETO Nº 18.839 DE 26 DE AGOSTO DE 2015

(Publicação DOM 27/08/2015 p.1)

Dispõe sobre a tabela de temporalidade de documentos produzidos e acumulados em decorrência das competências da Secretaria Municipal de Urbanismo.

O Prefeito do Município de Campinas, no uso de suas atribuições legais e,
CONSIDERANDO que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos de arquivo e assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do art. 216 da Constituição Federal e art. 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
CONSIDERANDO a necessidade de gerenciamento da documentação acumulada na Secretaria Municipal de Urbanismo, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos do direito, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória histórica contida no patrimônio documental do Município;
CONSIDERANDO o disposto no Decreto Municipal nº 15.425, de 24 de março de 2006, Decreto Municipal nº 15.874, de 22 de junho de 2007, bem como na Ordem de Serviço nº 627, de 11 de maio de 2007, que estabelecem as instâncias técnicas decisórias e os procedimentos para a eliminação de documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos da Administração Pública do Município de Campinas;bem como o disposto no Decreto Municipal nº 17.630, de 21 de junho de 2012, que regulamenta a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, a Lei de Acesso à Informação, na esfera da Administração Pública Municipal de Campinas.

DECRETA:

Art. 1º   Fica aprovada a Tabela de Temporalidade de Documentos Produzidos e Acumulados em Decorrência das Atribuições da Secretaria Municipal de Urbanismo, nos termos dos dois anexos que integram este Decreto.
Parágrafo único.  A Tabela de Temporalidade de Documentos produzidos ou acumulados em decorrência das atribuições da Secretaria Municipal de Urbanismo poderá ser oportunamente ampliada, incorporando outras séries documentais nela produzidas e acumuladas, que não constaram desta publicação.

Art. 2º   Para efeito deste Decreto ficam definidos os seguintes termos:
I - prazos de guarda - prazos de arquivamento do documento em diferentes órgãos até sua destinação final, após encerrado o seu uso administrativo, independente de sua destinação final;
II - destinação - destino físico do documento identificado na Tabela de Temporalidade, de acordo com sua importância, para fins de preservação ou eliminação;
III - eliminação - a destruição física de documentos, mediante fragmentação ou exclusão definitiva de arquivos digitais, em prazo estabelecido, após aplicação dos procedimentos administrativos regulamentados por autoridade competente;
IV - preservação - atribuição de valor permanente a documentos em virtude de valores informativos e probatórios, definindo-lhes recolhimento em custódia definitiva em instituição arquivística competente;
V - arquivo corrente - arquivo de secretaria, departamento ou outro órgão que recebe primeiramente o documento, após encerrado o seu uso administrativo imediato;
VI - documento em ambiente digital - arquivo que pode ser originado diretamente no Sistema Eletrônico SEMURB ON-LINE, bem como de outros sistemas informatizados aplicados a decisões administrativas ou a partir de um documento de suporte papel por meio da sua integral digitalização.

Art. 3º   Os documentos em ambiente digital gerados pelo Sistema Eletrônico SEMURB ON-LINE ou nele inseridos, bem como de outros sistemas informatizados aplicados a decisões administrativas da Secretaria Municipal de Urbanismo são considerados documentos públicos, aos quais estão atribuídas destinações, seja a eliminação ou a preservação permanente, nos termos deste Decreto.
Parágrafo único.   Os documentos cuja destinação final é a eliminação, conforme os termos deste Decreto, poderão ter todos os seus arquivos em ambiente digital excluídos do Sistema Eletrônico SEMURB ON-LINE, bem como de outros sistemas informatizados aplicados a decisões administrativas da Secretaria Municipal de Urbanismo, com aprovação prévia da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, conforme o inciso IV do art. 7º do Decreto Municipal nº 15.425, de 24 de março de 2006.

Art. 4º   Os documentos cuja destinação é a eliminação e que tenham informações relevantes para processos judiciais ou de controle externo terão suspensas as respectivas contagens de prazo de destinação definidas neste Decreto, ficando sob responsabilidade do Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Urbanismo até que haja o trânsito em julgado do processo e que seja autorizada a eliminação pela Comissão Setorial de Avaliação de Documentos.

Art. 5º   São partes integrantes deste Decreto:
I - Anexo I - Quadro com Tabela de Temporalidade de documentos produzidos ou acumulados em decorrência das atribuições da Secretaria Municipal de Urbanismo;
II - Anexo II - Termo Explicativo da Tabela de Temporalidade de documentos produzidos ou acumulados em decorrência das atribuições da Secretaria Municipal de Urbanismo .

Art. 6º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 7º Ficam revogadas as disposições em contrário.

Campinas, 26 de agosto de 2015

JONAS DONIZETTE
Prefeito Municipal

MÁRIO ORLANDO GALVES DE CARVALHO
Secretário de Assuntos Jurídicos

CARLOS AUGUSTO SANTORO
Secretário de Urbanismo

Redigido no Departamento de Consultoria Geral da Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos, conforme elementos integrantes do protocolado administrativo nº 2015/10/29.343, em nome de Secretaria Municipal de Urbanismo, e publicado na Secretaria de Chefia de Gabinete do Prefeito.

MICHEL ABRÃO FERREIRA
Secretário-Chefe de Gabinete

RONALDO VIEIRA FERNANDES
Diretor Do Departamento De Consultoria Geral

SECRETARIA DE URBANISMO

ANEXO I
QUADRO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PRODUZIDOS E ACUMULADOS EM DECORRÊNCIA DAS ATRIBUIÇÕES DA SECRETARIA MUNICIPAL DE URBANISMO

01 - Aprovação de Projeto para Parcelamento do Solo - Anexação, Subdivisão, Modificação, Desmembramento e Atualização Cadastral de Glebas
Trata-se de processos para analisar e aprovar projetos referentes a cadastramento anexação, modificação, subdivisão e atualização cadastral (retificação de área e medidas) de glebas do imóvel urbano no Cadastro Físico do Município. Esse tipo documental terá preservação definitiva e ficará em guarda corrente até o empreendimento do imóvel estar concluído;
02 - Processo de análise e aprovação de loteamentos:
Trata-se de processo para analisar e aprovar projetos referentes a análise prévia e aprovação final de loteamentos. Esse tipo documental terá preservação definitiva e não precisará ficar em guarda corrente podendo ser enviado ao Arquivo Municipal tão logo seja lançado o IPTU;
03 - Processos de remembramento, modificação, desdobro e atualização cadastral de lotes:
Trata-se de processo para analisar e aprovar projetos referentes a remembramento, modificação, desdobro e atualização cadastral (retificação de área e medidas) de lotes. Esse tipo documental terá preservação definitiva e ficará em guarda corrente até três anos da aprovação do projeto;
04 - Processos de aprovação de micro diretriz viária:
Trata-se de processos para analisar e aprovar projetos de micro diretriz viária ou transferência de diretriz viária. Esse tipo documental terá preservação definitiva e ficará em guarda corrente até três anos da aprovação do projeto ou decreto da transferência;
05 - Processos de loteamentos fechados e cinturões de segurança:
Trata-se de processos para analisar e aprovar projetos de loteamentos fechados e cinturões de segurança. Esse tipo documental terá preservação definitiva e ficará em guarda corrente até cinco anos da aprovação do projeto;
06 - Processo de análise de Pólo Gerador de Tráfego:
Trata-se de processo para se fazer uma análise a fim de estabelecer os parâmetros de acordo com as Leis do Pólo Gerador de Tráfego, com o objetivo de minimizar os impactos causados pela implantação do empreendimento. Esse tipo documental é de preservação definitiva e ficará em guarda corrente por sete anos;
07 - Processo para autorização/regularização de rebaixamento de guia:
Trata-se de processo para autorizar ou regularizar o rebaixamento de guia. Esse tipo documental terá preservação definitiva e ficará em guarda corrente por cinco anos;
08 - Processo de licença de obras particulares de edificações:
Trata-se de processo para licenciamento de obras particulares relativas e edificação, sejam construção nova, regularização, reforma ou demolição, com as modalidades Residencial Unifamiliar, Habitação Multifamiliar, Construção Comercial, Moradia Econômica, Industrial e Institucional.
Esse tipo documental terá preservação definitiva e ficará em guarda corrente até após a expiração do Alvará de Execução ou emissão do Certificado de Conclusão de Obra;
09 - Processo de estudo de viabilidade de implantação de empreendimentos:
Trata-se de processo para informar todas as características do local referentes a zoneamento, lote, gleba, restrições para instruir o estudo de viabilidade de empreendimentos (shoppings, loteamentos tipos EHIS, condomínios horizontais e verticais etc.). Esse tipo documental é de preservação definitiva e ficará em guarda corrente por cinco anos;
10 - Processo de inscrição e revalidação de profissional técnico:
Trata-se de processo de inscrição e revalidação de profissionais para atuarem na Secretaria Municipal de Urbanismo nas aprovações de projeto (Pessoa Física e Jurídica). Esse tipo documental poderá ser eliminado após dois anos da inscrição ou revalidação ;
11 - Ficha de cadastro de profissional técnico:
Trata-se de fichas individuais do cadastro de profissionais para atuarem na Secretaria Municipal de Urbanismo nas aprovações de projeto (Pessoa Física ou Jurídica). Essas fichas terão preservação definitiva e ficarão em guarda corrente até que os cadastros sejam digitalizados ou se adote um banco de dados;
12 - Fichas de cadastro de obra por quarteirão:
Trata-se de um cadastro já desativado de obras por quarteirão. Esse tipo documental é de preservação definitiva e deverá ficar em guarda corrente até a digitalização delas ou lançamento em banco de dados;
13 - Fichas de cadastro de obra por técnico responsável:
Trata-se de um cadastro desativado de obras por técnico responsável. Esse tipo documental é de preservação definitiva e deverá ficar em guarda corrente até a digitalização delas ou lançamento em banco de dados;
14 - Processo de solicitação de licença de instalação e renovação:
Trata-se de processo para conceder a licença de instalação para o sistema de transmissão (rádio, televisão, telefonia, telecomunicação em geral e outros sistemas de transmissores de radiação eletromagnética não ionizante). Esse tipo documental terá preservação permanente e ficará sempre em nosso arquivo corrente porque a licença de renovação deve ser feita anualmente e o protocolo principal deve ser chamado;
15 - Processos para informação sobre zoneamento e uso do solo (Certidão de Uso do Solo):
Trata-se de processos para informar as atividades permitidas conforme o zoneamento. Esse tipo documental é de preservação definitiva e ficará em guarda corrente por cinco anos contados a partir do término da validade do documento que é de 180 dias;
16 - Processo de solicitação e renovação de alvará de funcionamento:
Trata-se de processo de solicitação de alvará para licença inicial e renovação de licença de funcionamento comercial, industrial e institucional de edificação. Esse tipo documental somente poderá ser eliminado após cinco anos do encerramento das atividades;
17 - Processo de vistoria de obras (Blitz):
Trata-se de processo produzido por constatação de irregularidade em vistoria realizada em solo particular e público para regularização de obras pelos fiscais da Coordenadoria de Fiscalização. Esse tipo documental poderá ser eliminado após cinco anos da regularização da situação e/ou quitação de multa, quando esta for imposta e ficará em guarda corrente até a eliminação;
18 - Processo de vistoria do uso da edificação (Blitz):
Trata-se de processo produzido por constatação de irregularidade em vistoria realizada em solo particular e público para regularização de uso (comercial, institucional e industrial) da edificação pelos fiscais da Coordenadoria de Fiscalização. Esse tipo documental poderá ser eliminado após cinco anos da regularização da situação e/ou quitação de multa, quando esta for imposta e ficará em guarda corrente até a eliminação;
19 - Processo de vistoria de prevenção contra incêndio e pânico:
Trata-se de processo para verificar se a edificação atende ou possui equipamentos para prevenção de incêndio, tais como: hidrante, ventilação, saída de emergência etc. Esse tipo documental poderá ser eliminado após trinta anos e ficará em guarda corrente por seis anos;
20 - Processo de vistoria técnica
Trata-se de processo para atender uma solicitação de encaminhamento provocada por um órgão ou cidadão. Esse tipo documental poderá ser eliminado após trinta anos e ficará em guarda corrente por seis anos;
21 - Processo de interdição e desinterdição de edificação:
Trata-se de processo para atender uma solicitação de encaminhamento provocada principalmente pela Defesa Civil, podendo também ser motivada por um órgão ou cidadão. Esse tipo documental poderá ser eliminado após trinta anos e ficará em guarda corrente por seis anos;
22 - Processo para obtenção de licença para Eventos:
Trata-se de processo de licenciamento para eventos (shows, festas, palestras, eventos culturais, bailes de carnaval, shows automotivos, congressos, circo, parque de diversões, feiras e exposições).
Esse tipo documental poderá ser eliminado após cinco anos do deferimento ou indeferimento da licença;
23 - Processo de licença e renovação para instalação de anúncios de publicidade:
Trata-se de processo para autorização de instalação de anúncios de indicativos em estabelecimentos e anúncios de terceiros. Exemplos: out-door, back-light, front-light, digital, mecânico, empena cega, painel etc. Esse tipo documental será eliminado após cinco anos do deferimento ou quitação de débito (multa) ou arquivamento pela Ordem de Serviço 02/2015.