DECRETO  Nº 21.387, DE 16 DE MARÇO DE 2021

(Publicação DOM 17/03/2021 p.01)

Dispõe sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos produzidos e acumulados em decorrência das atribuições da Ouvidoria Geral do Município.

O Prefeito do Município de Campinas, no uso de suas atribuições legais, e

CONSIDERANDO que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos de arquivo e assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do art. 216 da Constituição Federal e art. 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

CONSIDERANDO a necessidade de gerenciamento da documentação acumulada na Ouvidoria Geral do Município, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos do direito, das informações indispensáveis ao processo decisório  e  à  preservação  da  memória  histórica  contida  no  patrimônio  documental  do  Município;

CONSIDERANDO  o  disposto  no  Decreto  nº  15.425,  de  24  de  março  de  2006,  Decreto nº 15.874, de 22 de junho de 2007 e Ordem de Serviço nº 627, de 11 de maio de  2007,  que  estabelecem  as  instâncias  técnicas  decisórias  e  os  procedimentos  para  a  eliminação  de  documentos  produzidos,  recebidos  ou  acumulados  pelos  órgãos  da  Administração Pública do Município de Campinas e o disposto no Decreto nº 17.630, de 21 de junho de 2012 que regulamenta a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 - Lei de Acesso à Informação,

DECRETA:

Art. 1º  Fica aprovada a tabela de temporalidade de documentos produzidos e acumulados em decorrência das atribuições da Ouvidoria Geral do Município, nos termos dos anexos que integram este Decreto.

Art. 2º  Para fins deste Decreto, considera-se:
I - prazo de guarda: prazo de arquivamento do documento após encerrado o seu uso administrativo em diferentes setores ou órgãos até sua destinação final;
II - destinação: destino físico do documento identificado na Tabela de Temporalidade, de acordo com a sua importância, para fins de preservação ou eliminação;
III - eliminação: destruição física de documentos, mediante fragmentação ou exclusão definitiva de arquivos digitais, em prazo estabelecido, após aplicação dos procedimentos administrativos regulamentados por autoridade competente;
IV - preservação permanente: destinação que indica a atribuição de valor permanente a grupos de documentos de valor informativo e probatório e o seu recolhimento à instituição arquivística competente sob custódia defInitiva,conforme arts. 8º e 10 da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
V - custódia definitiva: responsabilidade jurídica da instituição arquivística pública de proteção à integridade e garantia de acessibilidade a documentos de valor permanente sob sua guarda, pertencentes à sua jurisdição arquivística, conforme o Capítulo IV da Lei Federal nº 8.159, de 1991;
VI - arquivo corrente: arquivo de secretaria, departamento ou outro órgão que recebe primeiramente o documento, após encerrado o seu uso administrativo imediato;
VII - documento digital: unidade documental composta por um ou mais arquivos de computador que pode ser produzida diretamente em sistemas informatizados aplicados a decisões administrativas ou a partir de um documento de suporte papel por meio da sua parcial ou integral digitalização e inserção em sistemas informatizados aplicados ao uso administrativo ou em repositórios oficiais.

Art. 3º  Os dados e arquivos de digitalização que integram o Sistema de Controle Estatístico e de Protocolo são considerados documentos digitais oficiais produzidos pela Ouvidoria Geral do Município, cuja destinação deverá observar o disposto nos Decretos nº  15.425, de 24 de março de 2006 e nº 15.874, de 22 de junho de 2007 e Ordem de Serviço nº 627, de 11 de maio de 2007.

Art. 4º Os documentos digitais produzidos no Sistema Eletrônico de Informação - SEI nas decisões administrativas da Ouvidoria Geral do Município cujos tipos documentais  têm  destinação  normatizada  pela  Tabela  de  Temporalidade  cumprirão  a  mesma  destinação que os documentos em suporte papel, seja a eliminação em prazo definido ou a preservação permanente, nos termos deste Decreto.

Art. 5º  Os documentos digitais cuja destinação final é a eliminação deverão ter todos os arquivos digitais que os compõem excluídos dos sistemas informatizados ou repositórios de armazenamento utilizados nas decisões administrativas da Ouvidoria Geral do Município, observando os requisitos e procedimentos do ato administrativo de aprovação de eliminação.

Art. 6º Será suspensa a contagem do prazo de destinação dos documentos com prazo para eliminação vencido que:
I - contenham informações relevantes;
II - constituam provas de atos que sejam objeto de processos judiciais em que a Prefeitura Municipal de Campinas figure como autora ou ré, ou;
III - se relacionem a ações de controle externo.
Parágrafo único.  A guarda dos documentos de que trata este artigo ficará sob a responsabilidade do arquivo corrente da Ouvidoria Geral do Município até que haja o trânsito em julgado do processo.

Art. 7º  A Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, por indicação de um de seus membros ou do Ouvidor Geral do Município, poderá selecionar documentos ou conjuntos documentais, dentre os destinados à eliminação, que devam ser preservados permanentemente.

Art. 8º São partes integrantes deste Decreto:
I - Anexo I - Tabela de Temporalidade de Documentos produzidos ou acumulados em decorrência das atribuições da Ouvidoria Geral do Município;
II - Anexo II - Termo Explicativo da Tabela de Temporalidade de Documentos produzidos ou acumulados em decorrência das atribuições da Ouvidoria Geral  do Município.

Art. 9º  Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 10.  Ficam revogadas as disposições em contrário.

ANEXO I
Tabela de Temporalidade de Documentos produzidos ou acumulados em decorrência das atribuições da Ouvidoria Geral do Município

ANEXO II
Termo Explicativo da Tabela de Temporalidade de Documentos produzidos e acumulados em decorrência das atribuições da Ouvidoria Geral do Município

1 - Dossiê de Reclamações e Informações dirigido à Ouvidoria Geral do Município
Unidade documental composta por reclamação, solicitação de informação ou elogio de pessoa física ou jurídica dirigida à Ouvidoria Geral do Município e por documentos que atestam os encaminhamentos junto aos órgãos relacionados ao objeto do dossiê.
Destinação:  Eliminação  em  4  (quatro)  anos  após  o  encerramento  da  reclamação  ou  solicitação.
Guarda corrente: até eliminação.

2 - Atas do Conselho Consultivo da Ouvidoria Geral do Município
Atas que registram as sessões do Conselho Consultivo da Ouvidoria Geral do Município.
Destinação: Preservação Permanente.
Guarda corrente: Até 4 (quatro) anos após o encerramento do mandato do Conselho.

3 - Relatório trimestral e anual da Ouvidoria Geral do Município
Relatórios sobre os atendimentos da Ouvidoria Geral do Município, gerados trimestralmente e anualmente e publicados em Diário Oficial do Município, conforme o disposto no inciso VI do art. 2º da Lei nº 12.056, de 02 de setembro de 2004.
Produzidos somente em suporte digital.
Destinação: Preservação Permanente em repositório digital do Arquivo Municipal de Campinas.

Campinas, 16 de março de 2021

DÁRIO SAADI
Prefeito  Municipal

PETER PANUTTO
Secretário de Justiça

MICHEL ABRÃO FERREIRA
Secretário de Governo

ADERVAL FERNANDES JUNIOR
Secretário Chefe de Gabinete do Prefeito

Redigido com base nos elementos constantes no SEI PMC.2021.00009235-27.