DECRETO Nº 21.799, DE 25 DE NOVEMBRO DE 2021

(Publicação DOM 26/11/2021 p.1)

Regulamenta a expedição de certidão de inteiro e de parcial teor na administração pública direta do município de Campinas.

O Prefeito do Município de Campinas, no uso de suas atribuições legais,
CONSIDERANDO o disposto no inciso XXXIV, b, do Art. 5º da Constituição Federal de 1988, que assegura a todos o direito de obter certidões em repartições públicas, para defesa de direitos e esclarecimentos de situações de interesse pessoal;
CONSIDERANDO que a Lei Municipal 15.963, de 8 de setembro de 2020, que estabelece normas gerais sobre o procedimento administrativo no âmbito da Administração direta e indireta do Município de Campinas e dá outras providências, permite a emissão de certidões por meio eletrônico, institui e dá preferência ao uso de sistema eletrônico para processos administrativos;
CONSIDERANDO a adoção do Sistema Eletrônico de Informações - SEI como sistema oficial de processos eletrônicos pela Prefeitura Municipal de Campinas, por meio do Decreto Municipal nº 18.702, de 13 de abril de 2015.

DECRETA:

Art. 1º  Este Decreto regulamenta, no âmbito da Administração Pública direta municipal, os procedimentos para obtenção de certidões para defesa de direitos e esclarecimentos de situações.
§ 1º Para os fins deste Decreto, considera-se:
I - processo administrativo: todo conjunto de documentos que materializam atos administrativos, ainda que não autuados, que exijam decisão, seja em suporte físico ou digital;
II - órgão competente:
a) no caso de processos físicos, a análise e eventual deferimento do pedido de expedição de certidão de inteiro ou parcial teor caberá ao órgão em que estiver tramitando o processo administrativo;
b) no caso de processos físicos arquivados no Arquivo Municipal, serão responsáveis pelo exame e eventual deferimento do pedido de certidão as secretarias responsáveis pelo assunto de origem do pedido, cabendo a elas requisitá-los;
c) no caso de processos digitais, a análise e eventual deferimento do pedido de certidão caberá ao órgão no qual o processo teve início.
III - certidão de inteiro ou parcial teor: as cópias digitais em formato Portable Document Format - PDF ou fotocópias fiéis e autenticadas de atos ou fatos constantes de processo, livro ou documento público, configurando-se como documento de valor legal e instrumento para defesa de direitos ou esclarecimento de situações.

Art. 2º  As solicitações de certidões de inteiro ou parcial teor deverão ser protocoladas pelo interessado na Coordenadoria Setorial de Protocolo Geral, que as recepcionará por meio do Sistema Eletrônico de Informações - SEI ou poderão ser iniciadas diretamente por peticionamento do interessado nesse mesmo sistema, desde que seja usuário cadastrado.
§ 1º A solicitação será feita por meio de formulário próprio, conforme Anexo I deste Decreto, ou formulário equivalente na área de peticionamento externo do Sistema Eletrônico de Informações - SEI-Campinas , observados os seguintes requisitos:
I - indicação de nome completo;
II - juntada de cópia do documento pessoal do solicitante;
III - indicação do número do processo administrativo físico ou eletrônico requerido;
IV - indicação de motivação relativa aos fins e razões do pedido;
V - juntada de procuração e de cópia do documento pessoal do outorgado, quando for o caso.
§ 2º No caso de desejar a certidão em meio físico, o interessado deverá se manifestar nesse sentido no ato da protocolização.

Art. 3º  A Coordenadoria Setorial de Protocolo Geral deverá encaminhar imediatamente o pedido de expedição de certidão ao órgão municipal competente para examinar o pedido.
§ 1º Os pedidos de expedição de certidão relativos a processos protocolizados originariamente no Protocolo Geral do Município, mas que estiverem em trâmite nos entes da administração indireta, deverão ser encaminhados aos entes respectivos, no prazo de 1 (um) dia útil, para exame e eventual deferimento da certidão, em conformidade com as disposições contidas neste Decreto, com exceção das autoridades responsáveis pelo deferimento e pelo recurso, que seguirão regulamentação própria de cada entidade.
§ 2º Os pedidos que tratarem de protocolados administrativos arquivados no Arquivo Municipal terão como responsáveis pela sua requisição, por meio do Sistema de Protocolos, os órgãos competentes para o exame e eventual deferimento de certidão.

Art. 4º O Diretor do órgão ou, no caso da Ouvidoria, o Coordenador, respeitados os termos dos arts. 2º e 3º deste Decreto, é o responsável pelo exame e deferimento dos pedidos de certidão:
I - realizados pela parte interessada no protocolado administrativo, ou através de procurador, ou, em caso de pessoa jurídica, mediante a juntada da documentação que comprove os poderes para requerer em seu nome ou para outorgar procuração;
II - realizados por terceiro sem procuração da parte interessada, com motivação expressa referente à defesa de direitos e esclarecimentos de situações.
§ 1º Quando o requerente for a parte interessada no protocolado administrativo, nos termos do inciso I deste artigo, presume-se que a finalidade de seu pedido é o esclarecimento de situação de interesse pessoal, devendo, ainda que não esteja indicada a finalidade, o pedido ser deferido.
§ 2º A certidão deverá ser deferida, nos termos do inciso II deste artigo, quando a matéria constante do protocolado se tratar de interesse público, devendo o pedido, ainda, guardar relação com a defesa de direitos e esclarecimentos de situação.

Art. 5º  Nos pedidos formulados por terceiros, nos termos do inciso II do art. 4º deste Decreto, deverá ser verificada a ausência de sigilo, sendo que poderá ser deferido parcialmente o pedido, mediante a supressão da parte sigilosa.
§ 1º O pedido de certidão será indeferido quando todo o conteúdo for sigiloso.
§ 2º Consideram-se sigilosos o ato, fato, decisão, documento, parecer e autos do protocolado administrativo que, ao serem certificados, importem, por sua publicação, ameaça ou usurpação do direito à segurança da sociedade e do Estado ou à preservação da intimidade, vida privada, honra, imagem, e ao sigilo fiscal, bancário, patrimonial, médico, profissional, comercial, de correspondência, de dados e das comunicações telefônicas de terceira pessoa, física ou jurídica, conforme legislação de regência.

Art. 6º  Nas hipóteses de deferimento parcial ou de indeferimento do pedido, o responsável deverá motivar sua decisão.

Art. 7º  Caberá recurso, pelo interessado, do deferimento parcial ou do indeferimento do pedido de certidão.
Parágrafo único. O recurso deverá ser interposto no prazo de 10 (dez) dias, a contar da publicação do indeferimento ou deferimento parcial, perante a autoridade hierarquicamente superior ao servidor que proferiu a decisão, que deverá apreciá-lo no prazo de 5 (cinco) dias, contado da sua apresentação.

Art. 8º  Cabe ao responsável pela decisão:
I - providenciar a publicação da íntegra de sua decisão no Diário Oficial do Município, informando, no caso de deferimento, a entrega por e-mail da certidão digital ou o prazo para o interessado retirar a certidão, em caso de opção por cópia impressa;
II - determinar a certificação das cópias, restringindo aquelas que contiverem informações restritas;
III - determinar a disponibilização da cópia digital, por meio do correio eletrônico do Sistema Eletrônico de Informações - SEI;
IV - e, em caso de pedido de expedição de certidão em cópia impressa, encaminhá-lo, quando deferido, acompanhado das cópias já certificadas, à Coordenadoria Setorial de Expediente do Gabinete do Prefeito.
§ 1º A certificação de certidão em cópia impressa será feita através de termo próprio, conforme modelo anexo e deverá conter a assinatura do servidor responsável e deverá constar que as cópias são fidedignas e completamente legíveis.
§ 2º A certidão em cópia digital poderá ser certificada por termo de autenticação da cópia, inserido no(s) arquivo(s) da certidão que será entregue, ou por assinatura digital da(s) cópia(s), baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora, credenciada pelo Município.
§3º As certidões a serem fornecidas a órgãos públicos externos deverão ser submetidas, posteriormente à sua expedição, à Secretaria Municipal de Justiça, que realizará a entrega ao órgão solicitante.

Art. 9º  O prazo máximo para disponibilização da certidão solicitada será de 15 (quinze) dias úteis, devendo os pedidos tramitarem sob o regime de urgência, sob pena de responsabilização da autoridade ou do servidor que, sem motivação expressa, negar ou retardar a sua expedição.
§ 1º A Coordenadoria Setorial de Protocolo Geral deverá encaminhar o pedido à autoridade competente pelo exame e deferimento em prazo não superior a 1 (um) dia útil após o recebimento da solicitação.
§ 2º O Arquivo Municipal terá o prazo de 1 (um) dia útil para disponibilizar para retirada o protocolado administrativo requerido para expedição de certidão de inteiro ou parcial teor ou fornecer declaração de que este não foi localizado ou declaração de eliminação oficial ao órgão requisitante.
§ 3º A autoridade competente para exame e eventual deferimento do pedido deverá:
I - analisar o pedido, verificando as hipóteses de sigilo;
II - publicar sua decisão em Diário Oficial;
III - efetuar as cópias e certificá-las;
IV - em caso de cópia física, certificar no protocolado solicitado a emissão da certidão, utilizando-se do formulário constante no Anexo II;
V - em caso de cópia física, encaminhar somente o protocolado do pedido com as cópias certificadas à Coordenadoria Setorial de Expediente do Gabinete do Prefeito, com até 2 (dois) dias de antecedência do prazo final.
§ 4º Em caso de cópia impressa, a Coordenadoria Setorial de Expediente do Gabinete do Prefeito deverá, até o prazo final, disponibilizar a certidão ao solicitante, sendo responsável pelos seguintes procedimentos:
I - emitir boleto bancário para o solicitante efetuar o pagamento em agência bancária conveniada;
II - juntar aos autos cópia do boleto e comprovante de pagamento;
III - certificar nos autos do protocolado a retirada da certidão, utilizando-se do formulário constante no Anexo III, no qual constará o recebimento da retirada pelo interessado ou representante legal;
IV - entregar as cópias certificadas ao requerente ou terceiro autorizado.

Art. 10.  Os prazos de que trata este Decreto computar-se-ão excluindo-se o dia do começo e incluindo-se o do vencimento.
§ 1º Os prazos somente começam a correr no primeiro dia útil após o recebimento da solicitação ou da interposição de recurso.
§ 2º Considera-se prorrogado o prazo até o primeiro dia útil se o vencimento cair em feriado, final de semana ou em dia em que não houver expediente na Prefeitura Municipal de Campinas.

Art. 11.  A cópia digital de certidão de inteiro ou parcial teor será disponibilizada por meio do SEI, entregue em endereço de correio eletrônico pré-cadastrado no Sistema Eletrônico de Informação - SEI Campinas, ou fornecido pelo interessado, como anexo ou como link, compartilhado pelo prazo de 30 (trinta) dias corridos.
§ 2º Em caso de opção por cópia impressa, cabe ao requerente retirar a certidão de inteiro ou parcial teor no prazo máximo de 30 (trinta) dias após a solicitação, ficando a Coordenadoria Setorial de Expediente do Gabinete do Prefeito autorizada, após o decurso deste prazo, a promover a eliminação das cópias certificadas, sendo que o requerente não ficará isento dos custos decorrentes das cópias.

Art. 12.  O fornecimento da certidão de inteiro ou parcial teor digital não terá custo, mas em caso de opção por cópia impressa, será devido pelo solicitante, como ressarcimento, o pagamento de 01 (uma) unidade fiscal do município (UFIC), vigente à época, por impressão preto e branco em papel tamanho A4.

Art. 13.  Ficam isentos do pagamento a que se refere o art. 12 deste Decreto:
I - a pessoa cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da família, declarada nos termos da Lei Federal nº 7.115, de 29 de agosto de 1983;
II - outros órgãos públicos.

Art. 14.  As entidades da administração indireta deverão, no prazo de 60 (sessenta) dias, editar normas regulamentando a emissão de certidão de inteiro ou parcial teor, de acordo com suas especificidades, ou adequar, nos termos das disposições contidas neste Decreto, normatização já existente.

Art. 15.  Ficam revogadas as disposições em contrário, em especial o Decreto Municipal nº 18.050, de 1º de agosto de 2013.

Art. 16.  Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Campinas, 25 de novembro de 2021

DÁRIO SAADI
Prefeito Municipal

PETER PANUTTO
Secretário Municipal de Justiça

MICHEL ABRÃO FERREIRA
Secretário Municipal de Governo

Redigido nos termos do processo SEI PMC.2021.00044715-15.

ADERVAL FERNANDES JÚNIOR
Secretário Chefe de Gabinete do Prefeito