RESOLUÇÃO FJPO Nº 005/2012

(Publicação DOM 08/11/2012 p.15)

DISPÕE SOBRE O REGIME DE ADIANTAMENTO PARA PAGAMENTO DE DESPESAS, DISPOSTO NA LEI 12.803, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2006.

A Presidente da Fundação José Pedro de Oliveira - FJPO, no uso das atribuições de seu cargo e,

CONSIDERANDO o disposto na Lei Municipal 12. 803 , de 27 de dezembro de 2006, no Decreto 15. 806 , de 14 de abril de 2007, alterado pelo Decreto 15. 936 , de 16 de agosto de 2007 e pelo Decreto Municipal 17. 453 , de 06 de dezembro de 2011;

CONSIDERANDO o disposto nos arts. 68 e 69 da Lei Federal n.º 4.320, de 17 de março de 1964, e o art. 60 da Lei Federal 8.666, de 21 de junho de 1993;

CONSIDERANDO a necessidade de dispor sobre a aplicação do regime de adiantamento apenas para os casos excepcionais que comportam tal procedimento especial;

CONSIDERANDO a necessidade de rever o processamento dos pedidos de adiantamento, adequando-os à nova realidade organizacional desta Fundação;

RESOLVE:

Art. 1º - O regime de adiantamento de que trata a Lei n.º 12.803 , de 27 de dezembro de 2.006, fica regulamentado nos termos desta Resolução.

CAPITULO I - DO PROCEDIMENTO DO ADIANTAMENTO
SEÇÃO I - DO REGIME

Art. 2º - O adiantamento somente será liberado após justificativa em processo regular com a menção do valor requisitado, observando-se para a sua concessão:
I - precedência de Nota de Empenho da despesa, nas dotações específicas;
II - emissão de cheque nominal ou disponibilização de numerário ao requerente.
Parágrafo único . As despesas judiciais ou administrativas realizadas junto ao tribunal de Contas do Estado, bem como as despesas licitatórias que requeiram adiantamentos de caráter excepcional, e sejam consideradas urgentes e indispensáveis poderão ser aprovadas pelo(a) Presidente da FJPO, em valor equivalente ao estipulado para o Diretor Administrativo Financeiro, conforme Anexo I desta resolução.

SEÇÃO II - DA CONCESSÃO

Art. 3º - Mediante requerimento, serão concedidos adiantamentos aos solicitantes autorizados, em conformidade com o Anexo I desta resolução.

SEÇÃO III - DAS HIPÓTESES

Art. 4º - As hipóteses de adiantamento previstas em lei são as definidas a seguir:
I - despesas miúdas e de pronto pagamento: aquelas destinadas ao atendimento de necessidades imediatas, tais como:
a) transporte urbano;
b) serviços postais não previstos em contrato preexistente;
c) encadernações, artigos de escritório, cartilhas, leis, manuais, livros avulsos, desenhos, plantas, impressos e papéis, em quantidades restritas, para uso e consumo próximo e imediato, não existentes em depósitos ou almoxarifados;
d) artigos farmacêuticos, laboratoriais, hospitalares, de higiene e de limpeza, em quantidades restritas, para uso e consumo próximo e imediato, não existentes em depósitos ou almoxarifados;
e) refeições rápidas;
f) serviços de autenticação e de reconhecimento de firmas;
g) despesas com manutenção de bens móveis, destinadas a pequenos consertos, reparos de veículos, máquinas, equipamentos, móveis e utensílios, cuja demora possa causar ônus para o serviço público, e desde que não haja contrato de manutenção em vigência;
h) despesas com conservação e adaptação de bens imóveis, destinadas a pequenos consertos, reparos e adaptações em imóveis públicos, cuja demora possa comprometer a integridade física de pessoas ou prejudicar a execução de serviços públicos, sempre devidamente justificados;
i) despesas com a participação de agentes públicos em cursos ou congressos necessários ao desempenho de suas atribuições e despesas destinadas a possibilitar a frequência de servidores em eventos de desenvolvimento de formação profissional, visando ao seu treinamento e aquisição de conhecimentos técnicos aplicáveis às suas atribuições funcionais;
j) despesas de caráter indispensável ao andamento de medidas judiciais destinadas a atender, nos prazos legais, a determinações judiciais em feitos de interesse da Fundação.
II - despesas efetuadas distantes da sede do Município: com traslado, alimentação e estada de agente público, quando em viagem de interesse da Fundação.
III - despesas que custeiem viagens de agentes públicos a serviço da Fundação: com viagens temporárias, diárias, ajuda de custo, aquisição de bilhete ou passagem de transporte, necessários ao deslocamento do servidor para destino diverso do Município, Estado ou país e seu respectivo regresso, desde que não haja empresa contratada para prestar tal serviço;
IV - despesas extraordinárias e urgentes: não elencadas nos itens anteriores, de natureza excepcional, que deverão ser devidamente justificadas e expressamente autorizadas pelo Presidente da FJPO, desde que cumpridos os requisitos legais.
Parágrafo primeiro: A despesa pelo regime de adiantamento pode abranger material permanente ou de consumo, serviço ou obra, observada a legislação pertinente sobre a classificação contábil da despesa.
Parágrafo segundo: As despesas com fl ores e refeições somente poderão ser aceitas se forem utilizadas no interesse direto da FJPO, devidamente inscrito na prestação de contas.
Parágrafo terceiro: Não poderão ser aceitas despesas com lanches ou refeições para funcionários em expediente normal ou extraordinário.

Art. 5º - Os adiantamentos somente serão concedidos quando justificada sua necessidade, devidamente analisada pela Diretoria Administrativa e Financeira.

SEÇÃO IV - DOS PEDIDOS

Art. 6º - O pedido de adiantamento será feito através de formulário próprio a ser elaborado pela Diretoria Administrativa e Financeira, preenchido de forma clara, sem emendas, rasuras ou entrelinhas, contendo os seguintes requisitos:
I - nome do agente público requerente, matrícula funcional, número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), cargo;
II - importância solicitada em valor numérico e por extenso;
III - justificativa da necessidade para serviços e mercadorias;
IV - número da dotação ou das dotações das despesas a serem oneradas com valores estimados;
V - autorização prévia para desconto em Folha de pagamento, conforme dispõe o art. 24, § 1º, desta resolução;
VI - data, assinatura e carimbo de identificação do requerente;
VII - autorização do superior imediato, nos termos do art. 12 desta resolução;
VIII - análise conclusiva da Diretoria Administrativa e Financeira.
IX - declaração de que todas as prestações de contas anteriores foram apresentadas, e está sendo respeitado o prazo previsto no § 3º deste artigo.
§ 1º Os adiantamentos, em nenhuma hipótese, poderão ser aplicados em finalidades diversas das previstas nesta resolução.
§ 2º A despesa somente pode ser efetuada de fato pelo agente público após o recebimento do valor autorizado.
§ 3º o intervalo mínimo entre um pedido e outro é de 30 (trinta) dias, o qual poderá ser reduzido em situações de relevante necessidade, expressamente justificada pelo requerente e aprovada pela Diretoria Administrativa e Financeira, na forma do art. 7º desta resolução, fazendo constar o termo de quitação do pedido imediatamente anterior.

Art. 7º - Os pedidos de adiantamentos serão processados da seguinte forma:
I - o agente público deverá preencher o formulário de pedido de adiantamento;
II - após o preenchimento completo do formulário, o requerente encaminhará o pedido ao setor de Protocolo para formação de processo;
III - o processo será encaminhado à Diretoria Administrativa e Financeira, que atestará no ato se o requerente está apto a receber o adiantamento e encaminhará ao órgão de lotação do requerente para a juntada da nota de Empenho da despesa.

SEÇÃO V - DO PAGAMENTO

Art. 8º - Os pagamentos dos adiantamentos serão efetuados mediante cheque ou numerário, que estará à disposição do requerente no prazo de até 3 (três) dias úteis após o recebimento, pela tesouraria da FJPO, do processo regularmente instruído.
Parágrafo único . Efetuado o pagamento, na forma do Inciso II do art. 2º desta resolução, a tesouraria da FJPO remeterá o processo administrativo à Diretoria Administrativa e Financeira, a fim de aguardar o prazo para a prestação de contas, fixado na presente Resolução.

Art. 9º - Em eventos dos quais participe mais de um servidor é facultada, a critério da unidade requerente, a concessão de adiantamento a qualquer um deles para atendimento da totalidade das despesas, não isentando, entretanto, a co-responsabilidade de todos na prestação de contas.

Art. 10 - Cabe ao(a) Presidente da FJPO e ao Diretor Administrativo Financeiro designarem, expressamente, subordinados imediatos de sua confiança, para se responsabilizarem por adiantamentos destinados às suas despesas.

SEÇÃO VI - DOS VALORES

Art. 11 - . Os valores de adiantamentos ficam estabelecidos da seguinte forma:
I - despesas miúdas e de pronto pagamento, que poderão englobar uma ou mais espécies de despesa, com material permanente ou de consumo, serviço ou obra, a critério do requerente e observada a legislação pertinente sobre a classificação contábil da despesa, conforme valores estabelecidos no Anexo I desta resolução.
II - para as demais hipóteses, previstas nos Incisos II, III e IV do art. 4º desta resolução, o adiantamento será concedido no valor suficiente, respeitado o limite máximo de 561,1357 UFIC's e condicionado à juntada de estimativa das despesas necessárias.
Parágrafo único . As necessidades de despesas com valores acima do limite previsto no inciso II deste artigo deverão ser atendidas mediante processos simplificados de compras.

SEÇÃO VII - DA AUTORIZAÇÃO

Art. 12 - . Os pedidos de adiantamento serão autorizados pelo(a) Presidente da FJPO ou, na ausência deste, pelo Diretor Administrativo e Financeiro.

CAPITULO II - DA PRESTAÇÃO DE CONTAS DO ADIANTAMENTO
SEÇÃO I - DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 13 - A prestação de contas deverá ser apresentada mediante relatório protocolizado e encaminhada à Diretoria Administrativa e Financeira.

Art. 14 - O prazo para aplicação do valor recebido e prestação de contas não deverá exceder a 02 (dois) meses, a contar da data do recebimento do adiantamento.
Parágrafo único . Nos casos de licença ou férias, este prazo fica dilatado até 10 (dez) dias corridos, contados do retorno do agente.

Art. 15 - A Diretoria Administrativa e Financeira manterá registro individualizado de todos os responsáveis por adiantamentos, controlando rigorosamente os prazos para a prestação de contas.

SEÇÃO II - DA FORMALIZAÇÃO

Art. 16 - A prestação de contas será juntada ao processo administrativo correspondente ao adiantamento, instruída com as seguintes informações e documentos:
I - nome do responsável;
II - valor adiantado;
III - valor das despesas efetuadas;
IV - saldo a devolver, se houver;
V - data da retirada do cheque da tesouraria ou disponibilização do numerário;
VI - data prevista para a prestação de contas;
VII - relação das despesas efetuadas, por data, em ordem cronológica;
VIII - notas de despesas, bilhetes de passagem, no caso de viagens, ou recibos de pagamento, quando a operação envolver pessoas ou entidades dispensadas por lei da emissão de documentos fiscais.
IX - identificação de cada despesa, com comprovante devidamente atestado;
X - termo de quitação;
XI - guia de restituição do saldo do adiantamento, se houver;
XII - data, assinatura e carimbo do responsável pelo adiantamento, com vista de seu superior hierárquico, em todos os documentos.
§ 1º o termo de Quitação será elaborado e juntado ao processo de prestação de contas pela Diretoria Administrativa e Financeira.
§ 2º No caso de prestação de contas do(a) Presidente da FJPO, fica dispensada a exigência prevista no Inciso XII deste artigo.
§ 3º Os pedidos e respectivas prestações de contas deverão ser elaborados com clareza e maior especificação possível e, no caso de despesas com viagens, a descrição da finalidade, nome dos integrantes e os destinos visitados.

Art. 17 - As notas de despesas são as emitidas consoante a legislação tributária vigente, contendo, no mínimo, os seguintes elementos, sem emendas ou rasuras:
I - data de emissão;
II - descrição dos serviços contratados ou mercadorias adquiridas com a especificação da quantidade e valores unitários e total;
III - qualificação do fornecedor;
IV - se for o caso, chancela, carimbo ou autenticação mecânica apostos no documento.
§1º Em se tratando de Nota Fiscal Simplificada, Cupom Fiscal ou recibo de Prestador de Serviços Autônomo no qual não se especifique a despesa, esta deverá ser detalhada em folha à parte, instruída com o CPF, CNPJ, nome completo ou denominação do estabelecimento, número das inscrições do INSS, ISSQN e RG do prestador de serviço.
§2º Exceto no caso de emissão de bilhetes ou passagens aéreas, os comprovantes de despesas serão emitidos em nome da Fundação.
§3º Para as despesas de caráter indispensável ao andamento de medidas judiciais, serão aceitas cópias dos comprovantes de despesas emitidas em nome da Fundação, do próprio requerente ou, ainda, de pessoa diversa deste, desde que diretamente ligada ao Departamento Jurídico e devidamente atestada por superior imediato.

Art. 18 - É vedado ao requerente efetuar o pagamento a si próprio.
Parágrafo único . A proibição de que trata o "caput" deste artigo estende-se aos co-responsáveis pelo adiantamento.

Art. 19 - Não serão considerados para a prestação de contas, os comprovantes de despesas que:
I - apresentarem rasuras, emendas ou alterações que prejudiquem a clareza e exatidão das informações, sem a necessária ressalva por autoridade competente;
II - não forem emitidos em nome da Fundação, exceto nos casos elencados nos §§ 1º, 2º e 3º do art. 17 desta Resolução;
III - estiverem em desacordo com a legislação fiscal pertinente;
IV - não estiverem dentro do prazo determinado para utilização do adiantamento.

Art. 20 - Havendo saldo a devolver, deverá o responsável pelo adiantamento proceder ao recolhimento conforme art. 29 desta resolução.
§ 1º A conferência deve apontar expressamente os itens em desacordo com a legislação ou que estejam em situação duvidosa.
§ 2º A aprovação de requerimento de adiantamento ou sua prestação de contas efetuadas de forma indevida acarreta responsabilidade solidária à autoridade que assinar a aprovação.

Art. 21 - O responsável pelo adiantamento formalizará termo de quitação dos comprovantes de despesa, incorrendo em falta funcional o servidor que prestar declaração falsa.

SEÇÃO III - DO EXAME E DA APROVAÇÃO

Art. 22 - À Diretoria Administrativa e Financeira compete examinar as prestações de contas, ficando autorizada a convocar o responsável pelo adiantamento para esclarecimento de dúvidas, tais como:
I - exatidão aritmética;
II - legitimidade da documentação apresentada.
§ 1º A convocação de que trata o "caput" será realizada mediante notificação no processo.
§ 2º O servidor que, convocado, não comparecer e não apresentar justificativa, estará impedido de receber novo adiantamento.

Art. 23 - À Diretoria Administrativa e Financeira, em face da prestação final de contas, incumbe adotar as medidas pertinentes, dentre elas:
I - determinar o recolhimento da importância a ser ressarcida aos cofres Municipais, decorrentes da rejeição total ou parcial das contas apresentadas;
II - solicitar a instauração de procedimento disciplinar;
III - considerar cumprida a prestação de contas, determinando o arquivamento do processo.

SEÇÃO IV - DO RESSARCIMENTO

Art. 24 - . O responsável que deixar de prestar contas de adiantamento ou de recolher o saldo não aplicado, dentro do prazo determinado, salvo nas hipóteses de caso fortuito ou de força maior devidamente justificados, e aquele cujas contas forem julgadas total ou parcialmente irregulares, inclusive pela aplicação diversa das finalidades do adiantamento, ficarão sujeitos a:
I - desconto em folha de pagamento do valor a ser ressarcido aos cofres públicos, atualizado monetariamente, mediante autorização prévia;
II - incidência de juros moratórios, em caráter indenizatório, de 0,5% (meio por cento) ao mês ou fração.
§ 1º A autorização para desconto em folha, em caso de não cumprimento dos prazos estabelecidos para prestação de contas, será preenchida e autorizada em formulário especifico, no ato do pedido do adiantamento.
§ 2º Fica respeitado o limite de desconto mensal, estabelecido no Estatuto dos servidores Públicos Municipais.

SEÇÃO V - DO AGENTE EM ALCANCE E RESPONSÁVEL POR DOIS ADIANTAMENTOS

Art. 25 - O alcance caracteriza-se pela não prestação de contas nos prazos estabelecidos, ou pela rejeição das contas apresentadas.
§ 1º Considera-se efetivada a prestação de contas no ato da entrega dos documentos à Diretoria Administrativa e Financeira.
§ 2º A Diretoria Administrativa e Financeira terá o prazo de 10 (dez) dias úteis para apreciação dos documentos apresentados na prestação de contas, após o que o agente público poderá ser considerado em alcance, caso sejam rejeitados total ou parcialmente os documentos apresentados.

Art. 26 - Cessará o alcance quando regularizada a prestação de contas.

Art. 27 - Considera-se responsável por dois adiantamentos aquele agente público que não tenha feito a prestação de contas da aplicação dos recursos que lhe foram confiados de pelo menos um adiantamento.
Parágrafo único . O terceiro adiantamento só será possível após a devida comprovação da importância que lhe foi anteriormente entregue.

CAPITULO III - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 28 - No mês de dezembro, os saldos de adiantamentos deverão ser recolhidos até o dia determinado em nova normatização para o encerramento do exercício, ainda que a data de aplicação do recurso não tenha expirado.

Art. 29 - Os saldos remanescentes de adiantamento deverão ser devolvidos mediante depósito em conta corrente da Fundação.
Parágrafo único . Caso a devolução seja no valor total do adiantamento, deve também ser cancelada a respectiva nota de Empenho.

Art. 30 - Os casos omissos que advierem da execução das normas previstas nesta resolução serão dirimidos pelo(a) Presidente da FJPO.

Art. 31 - Esta resolução entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Campinas, 07 de novembro de 2012

TEREZA NASCIMENTO ROCHA DORO
Presidente da Fundação José Pedro de Oliveira

SIMONE BUENO GUIMARÃES DIAS
Diretora Departamento Administrativo e Financeiro da FJPO