Este texto não substitui o publicado no Diário Oficial do Município - DOM.

DECRETO Nº 18.870 DE 02 DE OUTUBRO DE 2015

(Publicação DOM 05/10/2015 p.02)

Dispõe sobre a Tabela de Temporalidade de documentos produzidos e acumulados em decorrência das atividades de gestão de Recursos Humanos da Administração Direta Municipal.

O Prefeito do Município de Campinas, no uso de suas atribuições legais e,

CONSIDERANDO que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos de arquivo e assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do art. 216 da Constituição Federal e com o art. 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

CONSIDERANDO a necessidade de gerenciamento da documentação acumulada na Secretaria Municipal de Recursos Humanos, bem como nas áreas de Recursos Humanos de cada uma das Secretarias Municipais sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos do direito, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória histórica contida no patrimônio documental do município;

CONSIDERANDO o disposto no Decreto Municipal nº 15.425, de 24 de março de 2006, Decreto Municipal nº 15.874, de 22 de junho de 2007, bem como na Ordem de Serviço nº 627, de 11 de maio de 2007, que estabelece as instâncias técnicas decisórias e os procedimentos para a eliminação de documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos da Administração Pública do Município de Campinas, bem como o disposto no Decreto Municipal nº 17.630, de 21 de junho de 2012, que regulamenta a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, a Lei de Acesso à Informação, na esfera da Administração Pública Municipal de Campinas.

DECRETA:

Art. 1º Fica aprovada a Tabela de Temporalidade de Documentos Produzidos e Acumulados em Decorrência das Atividades de Gestão de Recursos Humanos da Administração Direta Municipal, nos termos dos dois anexos que integram este Decreto.

Art. 2º Para efeito deste Decreto ficam definidos os seguintes termos:
I - prazos de guarda - prazos de arquivamento do documento em diferentes órgãos até sua destinação final, após encerrado o seu uso administrativo, independente de sua destinação final;
II - destinação - destino dos tipos e séries documentais identificados em Tabela de Temporalidade de Documentos que, de acordo com análise de seus valores, será a preservação permanente ou eliminação em prazo definido;
III - eliminação - a destruição física de documentos, mediante fragmentação ou exclusão definitiva de arquivos digitais, em prazo estabelecido, após aplicação dos procedimentos administrativos regulamentados por autoridade competente;
IV - preservação - atribuição de valor permanente a documentos em virtude de valores informativos e probatórios, definindo-lhes recolhimento em custódia definitiva em instituição arquivística competente;
V - arquivo corrente - arquivo de secretaria, departamento, coordenadoria ou setor que guarda ou recebe o documento, após encerrado o seu uso administrativo imediato;
VI - documento em ambiente digital - arquivo que pode ser originado diretamente em suporte digital ou a partir de um documento de suporte papel por meio da sua digitalização.

Art. 3º Os documentos em ambiente digital gerados ou inseridos em sistemas informatizados aplicados a decisões administrativas da Secretaria Municipal de Recursos Humanos são considerados documentos públicos, aos quais estão atribuídas destinações, seja a eliminação ou a preservação permanente, nos termos deste Decreto.
Parágrafo único. Os documentos cuja destinação final é a eliminação, conforme os termos deste Decreto, poderão ter todos os seus arquivos em ambiente digital excluídos dos sistemas informatizados aplicados a decisões administrativas da Secretaria Municipal de Recursos Humanos, com aprovação prévia da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, conforme o inciso IV do art. 7º do Decreto Municipal nº 15.425, de 24 de março de 2006.

Art. 4º Os documentos cuja destinação é a eliminação e que tenham informações relevantes para processos judiciais ou de controle externo, terão suspensas as respectivas contagens de prazo de destinação definidas neste Decreto, ficando sob responsabilidade do Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Recursos Humanos até que haja o trânsito em julgado do processo e que seja autorizada a eliminação pela Comissão Setorial de Avaliação de Documentos.

Art. 5º São partes integrantes deste Decreto:
I - Anexo I - Quadro da Tabela de Temporalidade de Documentos produzidos ou acumulados em Decorrência das Atividades de Gestão de Recursos Humanos da Administração Direta Municipal;
II - Anexo II - Termo Explicativo da Tabela de Temporalidade de Documentos produzidos ou acumulados em Decorrência das Atividades de Gestão de Recursos Humanos da Administração Direta Municipal.

Art. 6º Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 7º Ficam revogadas as disposições em contrário.

Campinas, 02 de outubro de 2015

JONAS DONIZETTE
Prefeito Municipal

MÁRIO ORLANDO GALVES DE CARVALHO
Secretário de Assuntos Jurídicos

MARIONALDO FERNANDES MACIEL
Secretário Municipal de Recursos Humanos.

Redigido no Departamento de Consultoria Geral da Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos, conforme elementos integrantes do protocolado administrativo nº 2015/10/32.174, em nome de Secretaria Municipal de Recursos Humanos, e publicado na Secretaria de Chefia de Gabinete do Prefeito.

MICHEL ABRÃO FERREIRA
Secretário-Chefe de Gabinete do Prefeito

RONALDO VIEIRA FERNANDES
Diretor do Departamento de Consultoria Geral

PREFEITURA MUNICIPAL DE CAMPINAS
SECRETARIA DE RECURSOS HUMANOS

ANEXO I
Quadro da Tabela de Temporalidade de Documentos produzidos e acumulados em decorrência das atividades de Gestão de Recursos Humanos da Administração Direta Municipal

ANEXO 2
Termo Explicativo da Tabela de Temporalidade de Documentos produzidos e acumulados em decorrência das atividades de Gestão de Recursos Humanos da Administração Direta Municipal

1 - Processo de solicitação de vagas
Documento cuja finalidade é o atendimento de necessidade de vagas em órgãos da administração direta.
Destinação: Eliminação 1 (um) ano após atendimento da solicitação de vaga.

2 - Processo de abertura de concursos e/ou processos seletivos públicos
Documento cuja finalidade é a abertura de concursos e/ou processos seletivos públicos, na maioria dos casos levando à contratação de empresa para realização do certame.
Destinação: No caso de contratação de empresa para realização do certame, eliminação em prazo estabelecido na Tabela de Temporalidade Secretaria Administração para Processos de contratação de serviços comuns. No caso de certame realizado pela PMC, eliminação 12 (doze) anos após encerramento de vigência do certame.

3 - Processo de recurso relativo a Concurso Público
Documento cuja finalidade é o participante de concurso solicitar a revisão de decisão de etapa de concurso em que foi considerado inapto ou não conseguiu prosseguir até a etapa de nomeação por falta de documentação ou não observação de requisitos de edital do concurso.
Destinação: Eliminação 5 (cinco) anos após análise do recurso.

4 - Formulários de Avaliação de Estágio Probatório (Pat I - Plano de Atividades Pat II - Instrumento de Avaliação
Documento cuja finalidade é pactuar as atividades do servidor em estágio probatório e avaliar tais atividades pactuadas.
Destinação: Eliminação 9 (nove) anos após a aquisição de estabilidade/exoneração ou imediatamente após digitalização com certificação digital

5 - Processo de Análise de Títulos para Fins de Evolução Funcional
Documento inciado por servidor requerente para análise de títulos para fins de evolução funcional pelo servidor municipal por meio de encaminhamento de cópias de títulos e certificados.
Destinação: Eliminação 6 (seis) anos após a análise ou imediatamente após digitalização com certificação digital.

6 - Processo de Recurso de Análise de Titulo
Documento inciado por recurso de servidor municipal relativo a decisão de deferimento de titulo por ele encaminhado para efeito de evolução funcional com base no Plano de Cargos, Carreira e Vencimentos.
Destinação: Eliminação 6 (seis) anos após a análise ou imediatamente após digitalização com certificação digital.

7 - Formulário de alteração de centro de custo
Documento cuja finalidade é alterar lotação de servidor em órgão da Administração Direta.
Destinação: Eliminação 1 (um) ano após alteração.

8 - Formulário de requisição de estagiário
Documento cuja finalidade é solicitar a contratação ou reposição de estagiário por Secretaria.
Destinação: Eliminação 1 (um) ano após atendimento da(s) vaga(s) solicitadas.

9 - Formulário de rescisão de estagiário
Documento cuja finalidade é a rescisão de contrato de estagiário.
Destinação: Eliminação 2 (dois) anos após rescisão.

10 - Prontuário funcional de estagiário
Documento cuja finalidade é o registro da vida funcional do estagiário.
Destinação: Eliminação 60 (sessenta) anos após rescisão de contrato.

11 - Prontuário Funcional
Documento cuja finalidade é o compor os registro da vida funcional do servidor para efeitos legais.
Destinação: Eliminação 20 (vinte) anos após falecimento de servidor aposentado pela PMC; 60 (sessenta) anos após desligamento para servidor desligado.

12 - Atestado de Frequência
Documento cuja finalidade é comprovar comparecimento e ausência de servidor e/ou estagiário, mensalmente para efeito de lançamento em folha depagamento.
Destinação: 6 (seis) anos após lançamento ou imediatamente após digitalização com certificação digital.

13 - Formulário de Programação de Férias
Documento cuja finalidade é programar férias de servidores, de preenchimento pelo chefia imediata do servidor.
Destinação: 1 (um) ano após a emissão ou imediatamente após digitalização.

14 - Aviso de Férias
Documento para confirmação do gozo de férias pelo servidor e cientificado pela chefia imediata do servidor.
Destinação:1 (um) ano após a emissão ou imediatamente após digitalização.

15 - Processos de solicitação de direitos do servidor relativos a licença gala, licença de doação de sangue, licença nojo, inclusão de salário família, licença paternidade, licença amamentação, inclusão de dependentes para fins de imposto de renda e alteração de nome
Documento cuja finalidade é requerimento pelo servidor do deferimento de beneficios, por meio de formulário padronizado que inclui as opções usufruto de licença gala, licença de doação de sangue, licença nojo, inclusão de salário família, licença paternidade, licença amamentação, inclusão de dependentes para fins de imposto de renda e alteração.
Destinação: Eliminação em 1 (um) ano após análise para casos deferidos e 5 (cinco) anos após análise para casos indeferidos.

16 - Processo de solicitação de contagem de licença-prêmio
Documento cuja finalidade é solicitação pelo servidor do direito de licença-prêmio adquirido a cada quinquênio efetivamente trabalhado, com obrigação de gozo em até 9 anos da emissão da certidão, com usufruto de 30 dias a cada ano.
Destinação: Eliminação 5 (cinco) anos após data da aposentadoria.

17 - Solicitação de Certidão de Perfil Profissiográfico Profissional
Documento cuja finalidade é solicitação pelo servidor de Certidão de Perfil Profissiográfico Profissional.
Destinação: Eliminação 1 (um) ano após a emissão.

18 - Solicitação de Certidão Funcional de Natureza Diversa
Documento cuja finalidade é solicitação pelo servidor de certidão de informações de histórico funcional.
Destinação: Eliminação 1 (um) ano após emissão.

19 - Processo de solicitação de certidão de tempo de serviço ou contribuição
Documento cuja finalidade é emitir certidão do tempo de serviço ou de contribuição de servidor desligado para averbação.
Destinação: Eliminação após 1 (um) ano após a emissão da certidão.

20 - Processo de solicitação de atualização de adicional de tempo de serviço
Documento cuja finalidade é a solicitação pelo servidor de atualização ou revisão de adicional de tempo de serviço.
Destinação: Eliminação 1 (um) ano após a atualização do adicional.

21 - Solicitação de demissão e/ou exoneração de servidor
Documento cuja finalidade é a solicitação pelo servidor de demissão ou exoneração do serviço público do município.
Destinação: Eliminação 5 (cinco) anos após desligamento do servidor.

22 - Registros de Folhas de pagamento
Documento cuja finalidade é o registro oficial de pagamento mensal de remuneração de servidores ativos e inativos da Administração Direta Municipal.
Destinação: Eliminação 60 (sessenta) anos após ano de competência.

23 - Tabelas Salariais
Documento cuja finalidade é definir e informar o vencimento base de cada cargo a cada reajuste e plano salarial.
Destinação:Eliminação após 60 (sessenta) anos do início da vigência da lei na qual se baseiam as tabelas.

24 - Termos de opção, formulários de cálculo e relatórios (Lei 7802/1994) de incorporação para cargos em comissão previstos em legislação.
Documentos cuja finalidade é o registro das incorporações. Atualmente servem para informar resposta de ações judiciais.
Destinação: Eliminação 60 (sessenta) anos após o início da vigência da lei.

25 - Dossiê de Movimento de Folha de Pagamento
Documentação cuja finalidade e registrar as ocorrências mensais que inicidem em alteração da Folha de pagamento.
Destinação: Eliminação 2 (dois) anos após lançamento em folha de pagamento.

26 - Relatórios de Folha de Pagamento Mensal e Suplementar
Relatórios da Folha de Pagamento mensal e suplementar (pagamentos por empenho) com discriminação de valores e tipos de verbas emitidos através do Consist.
Destinação: Eliminação de cópias em papel imediatamente após o uso e após 10 (dez) anos de relatório em meio digital.

27 - Termo de opção/exclusão do Vale Transporte
Termo de Adesão ou desistência pelo servidor do uso do vale transporte.
Destinação: Eliminação 5 (cinco) anos após o lançamento.

28 - Processo de Credenciamento Médico e Odontológico
Documento cuja finalidade é o credenciamento as empresas prestadoras dos serviços médicos e odontológicos para desconto em folha de pagamento.
Destinação: Eliminação 7 (sete) anos após o encerramento do Convênio.

29 - Processo de Credenciamento com Instituição Financeira para consignação em folha de pagamento
Documento cuja finalidade é credenciamento de instituições financeiras e bancárias visando a concessão de empréstimos e cartões de crédito consignados na Folha de Pagamento.
Destinação: Eliminação 7 (sete) anos após o encerramento do Convênio.

30 - Processo de Convênio com Associações e Sindicatos
Documento cuja finalidade é propiciar o desconto em folha de pagamento dos servidores públicos municipais dos valores da contribuição mensal associativa e serviços administrados pela entidade conveniada.
Destinação: Eliminação 7 (sete) anos após o encerramento do Convênio.

31 - Solicitação de certidão de prontuário médico
Documento cuja finalidade é a solicitação pelo servidor de cópia de prontuário médico para fins pessoais.
Destinação: Eliminação 1 (um) ano após a emissão.

32 - Formulários de avaliação médico pré-admissional de candidato que não entrou em exercício
Formulário de avaliação médica pré-admissional em caso de servidor que não entrou em exercício.
Destinação: Eliminação 2 (dois) anos após prazo da revogação de nomeação ou exoneração de cargo sem entrada em exercício para candidato apto e eliminação 5 (cinco) anos após publicação do resultado para candidato considerado inapto.

33 - Processo de pagamento de direitos deixados
Documento cuja finalidade é a solicitação de familiar legalmente beneficário de direitos deixados por servidor falecido.
Destinação: Eliminação 5 (cinco) anos após pagamento.