RESOLUÇÃO Nº 11 DE 09 DE OUTUBRO DE 2008

(Publicação DOM 15/10/2008 p.30)

Dispõe sobre o regime de adiantamento para pagamento de despesas, disposto na Lei 12.803, de 27 de dezembro de 2006.

O Ilmo. Sr. Presidente da SETEC SERVIÇOS TÉCNICOS GERAIS , no uso das atribuições do seu cargo, conferidas pelo disposto nos incisos I, III, e XVIII, do artigo 8º , da Lei Municipal nº 4.369 de 11 de fevereiro de 1.974, e
CONSIDERANDO o disposto na Lei Municipal 12.803 de 27 de dezembro de 2.006, no Decreto 15.806 de 14 de abril de 2.007, alterado pelo Decreto 15.936 de 16 de agosto de 2.007;
CONSIDERANDO o disposto nos arts. 68 e 69 da Lei Federal n.º 4.320 de 17 de março de 1.964, e o art. 60 da Lei Federal 8.666 de 21 de junho de 1.993;
CONSIDERANDO a necessidade de dispor sobre a aplicação do regime de adiantamento apenas para os casos excepcionais que comportam tal procedimento especial;
CONSIDERANDO a necessidade de rever o processamento dos pedidos de adiantamento, adequando-os à nova realidade organizacional desta Autarquia Municipal;

RESOLVE:

Art. 1º  O regime de adiantamento de que trata a Lei nº 12.803 de 27 de dezembro de 2.006, fica regulamentado nos termos desta Resolução.

CAPITULO I
DO PROCEDIMENTO DO ADIANTAMENTO

Seção I
Do Regime

Art. 2º  O adiantamento somente será liberado após justificativa em processo regular com menção do valor requisitado, observando-se para a sua concessão:
I - precedência de Nota de Empenho da despesa, nas dotações específicas;
II - emissão de cheque nominal ou disponibilização de numerário ao requerente.

Seção II
Da Concessão

Art. 3º  Mediante requerimento, serão concedidos adiantamentos aos solicitantes autorizados em conformidade com o Anexo II desta Resolução.

Seção III
Das Hipóteses

Art. 4º  As hipóteses de adiantamento previstas em lei são as definidas a seguir:
I - despesas miúdas e de pronto pagamento: aquelas destinadas ao atendimento de necessidades imediatas, tais como:
a)  transporte urbano;
b)  serviços postais não previstos em contrato preexistente;
c)  encadernações, artigos de escritório, cartilhas, leis, manuais, livros avulsos, desenhos, plantas, impressos e papéis, em quantidades restritas, para uso e consumo próximo e imediato, não existentes em depósitos ou almoxarifados;
d)  artigos farmacêuticos, laboratoriais, hospitalares, de higiene e de limpeza, em quantidades restritas, para uso e consumo próximo e imediato, não existentes em depósitos ou almoxarifados;
e)  refeições rápidas;
f)  serviços de fotocópias, autenticação e de reconhecimento de firmas;
g)  despesas com manutenção de bens móveis, destinadas a pequenos consertos, reparos de veículos, máquinas, equipamentos, móveis e utensílios, cuja demora possa causar ônus para o serviço público e deste que não haja contrato de manutenção em vigência;
h)  despesas com conservação e adaptação de bens imóveis, destinadas a pequenos consertos, reparos e adaptações em imóveis públicos, cuja demora possa comprometer a integridade física de pessoas ou prejudicar a execução de serviços públicos, sempre devidamente justificados;
i)  despesas com a participação de servidores em cursos ou congressos necessários ao desempenho de suas atribuições e despesas destinadas a possibilitar a frequência de servidores em eventos de desenvolvimento de formação profissional, visando seu treinamento e aquisição de conhecimentos técnicos aplicáveis às suas atribuições funcionais;
j)  despesas de caráter indispensável ao andamento de medidas judiciais destinadas a atender, nos prazos legais, a determinações judiciais ou procedimento interno de natureza jurídica de interesse da Autarquia.
II - despesas efetuadas distantes da sede do município: com traslado, alimentação e estadia de agente público, quando em viagem de interesse da Autarquia.
III - despesas de custeio do agentes públicos a serviço da Autarquia: com viagens temporárias, diárias, ajuda de custo, aquisição de bilhete ou passagem de transporte, necessários ao deslocamento do servidor para destino diverso do Município, estado ou país e seu respectivo regresso, desde que não haja empresa contratada para prestar tal serviço.
IV - despesas extraordinárias e urgentes: não elencadas nos itens anteriores, de natureza excepcional, que deverão ser devidamente justificadas e expressamente autorizadas pelo Presidente da SETEC, desde que cumpridos os requisitos legais.
Parágrafo único.  A despesa pelo regime de adiantamentos pode abranger material de consumo ou serviço, observada a legislação pertinente sobre a classificação contábil da despesa.

Art. 5º  Os adiantamentos somente serão concedidos quando justificada sua necessidade pela Diretoria Administrativa Financeira.

Seção IV
Dos Pedidos

Art. 6º  Os pedidos de adiantamento deverão ser solicitados através de requerimento próprio, conforme modelo (Anexo II) estabelecido pela Diretoria Administrativa Financeira, deverá ser preenchido de forma clara, sem emendas, rasuras ou entrelinhas, contendo os seguintes requisitos:
I - nome do servidor público requerente, matrícula funcional, número de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF), cargo;
II - importância solicitada em valor numérico e por extenso;
III - justificativa da necessidade para serviços e mercadorias;
IV - número da dotação ou dotações das despesas a serem oneradas com valores estimados;
V - autorização prévia para desconto em Folha de Pagamento, conforme dispõe o art. 24, § 1º, desta resolução;
VI - data, assinatura e carimbo de identificação do requerente;
VII - autorização da autoridade competente, nos termos do art. 12 desta Resolução;
VIII - análise conclusiva da Diretoria Administrativa Financeira;
IX - declaração de que todas as prestações de contas anteriores foram apresentadas, e está sendo respeitado o prazo previsto no § 3º deste artigo.
§ 1º  Os adiantamentos em nenhuma hipótese, poderão ser aplicados em finalidades diversas das previstas nesta Resolução.
§ 2º  A despesa somente pode ser efetuada de fato pelo agente público após o recebimento do valor autorizado.
§ 3º  O intervalo mínimo entre um pedido e outro é de 30 (trinta) dias, o qual poderá ser reduzido em situações de relevante necessidade, expressamente justificada pelo requerente e aprovada pela Diretoria Administrativa Financeira, na forma do art. 7º desta Resolução, fazendo constar o termo de quitação do pedido imediatamente anterior.

Art. 7º  Os pedidos de adiantamento serão processados da seguinte forma:
I - o agente público deverá preencher o requerimento de pedido de adiantamento;
II - após o preenchimento do requerimento, o requerente encaminhará o pedido ao Setor de Protocolo para formação do processo;
III - o processo será encaminhado à Divisão Financeira, que atestará se o requerente está apto a receber o adiantamento e encaminhará ao Setor de Contabilidade para confecção da Nota de Empenho da despesa.

Seção V
Do Pagamento

Art. 8º  Concedido o adiantamento, a Tesouraria promoverá o agendamento com o responsável requerente com vistas ao seu recebimento, no prazo de até 03 (três) dias úteis após o recebimento.
Parágrafo único.  Efetuado o pagamento, na forma do inciso II do art. 2º desta Resolução, a Tesouraria da SETEC remeterá o processo administrativo à Contabilidade, a fim de aguardar o prazo para a prestação de contas, fixado na presente Resolução.

Art. 9º  Em eventos dos quais participe mais de um servidor, é facultada a critério da supervisão do setor do requerente, a concessão de adiantamento a qualquer um deles para atendimento da totalidade das despesas, não isentando, entretanto, a coresponsabilidade de todos na prestação de contas.

Art. 10.  Cabe ao Presidente da SETEC e aos Diretores Técnico Operacional e Administrativo Financeiro designarem expressamente, subordinados imediatos de sua confiança, para se responsabilizarem por adiantamentos destinados às suas despesas.

Seção VI
Dos Valores

Art. 11.  Os valores de adiantamento ficam estabelecidos da seguinte forma:
I - despesas miúdas e de pronto pagamento, que poderão englobar uma ou mais espécies de despesas, com material de consumo ou serviço, a critério do requerente e observada a legislação pertinente sobre a classificação contábil da despesa, conforme valores estabelecidos no Anexo I desta Resolução.

Seção VII
Da Autorização

Art. 12.  Os pedidos de adiantamento serão autorizados pelo Diretor Administrativo Financeiro, desde que obedecido os procedimentos constantes desta Resolução.

CAPITULO II
DA PRESTAÇÃO DE CONTAS DO ADIANTAMENTO

Seção I
Disposições Preliminares

Art. 13.  A prestação de contas deverá ser apresentada mediante memorando de prestação de contas, nos termos do modelo anexo (anexo III), e encaminhada a Divisão Financeira.

Art. 14.  O prazo para a aplicação do valor recebido e prestação de contas não deverá exceder a 60 (sessenta) dias, a contar da data do recebimento do adiantamento.
Parágrafo único.  Nos casos de licença ou férias, o servidor deverá antecipar a prestação de contas, não devendo ausentar-se em posse de adiantamento.

Art. 15.  A Divisão Financeira manterá registro individualizado de todos os responsáveis por adiantamentos, controlando rigorosamente os prazos para a prestação de contas.

Seção II
Da Formalização

Art. 16.  A prestação de contas será juntada ao processo de pagamento juntamente com a cópia do processo administrativo correspondente ao adiantamento, instruída com as seguintes informações e documentos:
I - nome do responsável;
II - valor adiantado;
III - valor das despesas efetuadas;
IV - saldo a devolver, se houver;
V - data da retirada do cheque da Tesouraria ou da disponibilização do numerário;
VI - relação das despesas efetuadas, por data, em ordem cronológica;
VII - notas de despesas, bilhetes de passagem, no caso de viagens, ou recibos de pagamento, quando a operação envolver pessoas ou entidades dispensadas por lei da emissão de documentos fiscais.
VIII - identificação de cada despesa, com comprovante devidamente atestado;
IX - termo de quitação;
X - guia de restituição do saldo do adiantamento, se houver;
XI - data, assinatura e carimbo do responsável pelo adiantamento, com vista de seu superior hierárquico, em todos os documentos.
§ 1º  O termo de quitação (anexo IV) será elaborado e juntado ao processo de prestação de contas pela Divisão Financeira.
§ 2º  No caso de prestação de contas do Presidente da SETEC, fica dispensada a exigência prevista no inciso XI deste artigo.

Art. 17.  As notas de despesas deverão ser emitidas consoante a legislação tributária vigente, contendo, no mínimo, os seguintes elementos, sem emendas ou rasuras:
I - data de emissão;
II - descrição dos serviços contratados ou mercadorias adquiridas com a especificação da quantidade e valores unitários e total;
III - qualificação do fornecedor;
IV - se for o caso, chancela, carimbo ou autenticação mecânica apostos no documento.
§ 1º  Em se tratando de Nota Fiscal Simplificada, recibo ou outro documento no qual não se especifique a despesa, esta deverá ser detalhada em folha à parte.
§ 2º  Exceto no caso de emissão de bilhetes ou passagens aéreas ou Nota Fiscal Simplificada/Cupom Fiscal, os comprovantes de despesas serão emitidos em nome da Autarquia.
§ 3º  Para despesas de caráter indispensável ao andamento de medidas judiciais, serão aceitas cópias dos comprovantes de despesas emitidas em nome da Autarquia, do próprio requerente ou, ainda de pessoa diversa deste, desde que diretamente ligada à Assessoria Jurídica e devidamente atestada por superior imediato.

Art. 18.  É vedado ao requerente efetuar o pagamento a si próprio.
Parágrafo único.  A proibição de que trata o caput deste artigo estende-se aos coresponsáveis pelo adiantamento.

Art. 19.  Não serão considerados para a prestação de contas, os comprovantes de despesas que:
I - apresentem rasuras, emendas ou alterações que prejudiquem a clareza e exatidão das informações, sem a necessária ressalva por autoridade competente;
II - não forem emitidos em nome da Autarquia, exceto nos casos elencados nos §§ 1º, 2º e 3º do art. 17 desta Resolução;
III - estiverem em desacordo com a legislação fiscal pertinente;
IV - não estiverem dentro do prazo determinado para utilização do adiantamento.

Art. 20.  Havendo saldo a devolver, deverá o responsável pelo adiantamento proceder ao recolhimento conforme art. 24 desta Resolução.
§ 1º  A conferência deve apontar expressamente os itens em desacordo com a legislação ou que estejam em situação duvidosa.
§ 2º  A aprovação de requerimento de adiantamento ou sua prestação de contas efetuadas de forma indevida acarreta responsabilidade solidária à autoridade que assinar a aprovação.

Art. 21.  O responsável pelo adiantamento formalizará termo de quitação dos comprovantes de despesa, incorrendo em falta funcional o servidor que prestar declaração falsa.

Seção III
Do Exame e da Aprovação

Art. 22.  À Divisão Financeira compete examinar as prestações de contas, ficando autorizada a convocar o responsável pelo adiantamento para esclarecimento de dúvidas, tais como:
I - exatidão aritmética;
II - legitimidade da documentação apresentada;
§ 1º  A convocação de que trata o caput será realizada mediante notificação no processo.
§ 2º  O servidor que, convocado, não comparecer e não apresentar justificativa, estará impedido de receber novo adiantamento.

Art. 23.  À Divisão Financeira, em face da prestação final de contas, incumbe adotar as medidas pertinentes, dentre elas:
I - determinar o recolhimento da importância a ser ressarcida aos cofres Municipais, decorrentes da rejeição total ou parcial das contas apresentadas;
II - encaminhar o processo à Diretoria Financeira solicitando a instauração de procedimento disciplinar e o desconto da importância correspondente em folha de pagamento;
III - considerar cumprida a prestação de contas, determinando o arquivamento do processo.

Seção IV
Do Ressarcimento

Art. 24.  O responsável que deixar de prestar contas do adiantamento ou de recolher o saldo a devolver, dentro do prazo determinado, salvo nas hipóteses de caso fortuito ou de força maior devidamente justificado, e aquele cujas contas forem julgadas total ou parcialmente irregulares, inclusive pela aplicação diversa das finalidades do adiantamento, ficarão sujeitos a:
I - desconto em folha de pagamento do valor a ser ressarcido aos cofres públicos, atualizado monetariamente, mediante autorização prévia;
II - incidência de juros moratórios, em caráter indenizatório, de 0,5% (meio por cento) ao mês ou fração.
§ 1º  A autorização para desconto em folha, em caso de não cumprimento dos prazos estabelecidos para a prestação de contas, será formalizada no ato do pedido do adiantamento.
§ 2º  Fica respeitado o limite de desconto mensal, estabelecido no Estatuto dos Servidores Públicos Municipais.

Seção V
Do Agente em Alcance e Responsável por dois Adiantamentos

Art. 25.  O alcance caracteriza-se pela não prestação de contas nos prazos estabelecidos ou pela rejeição das contas apresentadas dentro do prazo ou não.
§ 1º  Considera-se efetivada a prestação de contas no ato da entrega dos documentos à Divisão Financeira.
§ 2º  A Divisão Financeira terá o prazo de 03 (três) dias úteis para apreciação dos documentos apresentados na prestação de contas, após o que o agente público poderá ser considerado em alcance, caso sejam rejeitados total ou parcialmente os documentos apresentados.

Art. 26.  Cessará o alcance quando regularizada a prestação de contas.

CAPITULO III
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 27.  No mês de dezembro, os saldos de adiantamentos deverão ser recolhidos até o último dia útil, ainda que a data de aplicação do recurso não tenha expirado.

Art. 28.  Caso a devolução seja no valor total do adiantamento, deve também ser anulada a respectiva Nota de Empenho.

Art. 29.  Os casos omissos que advirem da execução das normas previstas nesta Resolução serão dirimidos pela Diretoria Administrativa Financeira.

Art. 30.  Esta Resolução entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

PUBLIQUE-SE.

CUMPRA-SE.

Campinas, 09 de outubro de 2008.

JOSÉ ANTONIO DE AZEVEDO
Presidente - SETEC

MARCELO LUIZ FERREIRA
Diretor Adm. Financeiro SETEC

VALDIR APARECIDO DELING
Diretor Téc. Operacional SETEC

CELSO LORENA DE MELLO
Procurador SETEC
OAB/SP nº 62.493

ADEMIR JOSÉ DA SILVA
Assessor Jurídico
OAB/SP nº 122.877

PAULO CELSO POLI
Assessor Jurídico
OAB/SP nº 108.723

ANEXO I

 ANEXO II

Memorando / nº /2008
XX/xx

Campinas, de de 2.008.

À

Diretoria Administrativa Financeira

Assunto: Solicitação de Adiantamento

____________________________, Matrícula nº _________, CPF nº ____________,

Cargo _______________venho pelo presente solicitar à V.Sª., adiantamento no valor

de R$ _________, (____________________________________________________), necessário para despesas urgentes com _______________________________________.

Neste ato, declaro que todas as prestações de contas anteriores foram apresentadas respeitando-se o prazo mínimo de 30 dias, bem como, autorizo previamente desconto em folha de pagamento, conforme disposto no artigo 24 § 1º, da Resolução nº _____.

Dotação a ser onerada: ______________________.

Atenciosamente,

_______________________________

Assinatura Requerente

Carimbo