DECRETO Nº 18.886 DE 19 DE OUTUBRO DE 2015

(Publicação DOM 20/10/2015 p.1)

Dispõe sobre a tabela de temporalidade de documentos produzidos e acumulados em decorrência das atividades desempenhadas pelo departamento de proteção ao consumidor - PROCON de Campinas.

O Prefeito do Município de Campinas, no uso de suas atribuições legais e,
CONSIDERANDO que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos de arquivo e assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do art. 216 da Constituição Federal e com o art. 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
CONSIDERANDO a necessidade de reduzir ao mínimo essencial a documentação acumulada no Departamento de Proteção ao Consumidor - PROCON de Campinas, bem como no Arquivo Municipal, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos do direito, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória histórica contida no patrimônio documental do município;
CONSIDERANDO o disposto no Decreto Municipal nº 15.425, de 24 de março de 2006, Decreto Municipal nº 15.874 de 22 de junho de 2007, bem como na Ordem de Serviço nº 627, de 11 de maio de 2007, que estabelecem as instâncias técnicas decisórias e os procedimentos para a eliminação de documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos da Administração Pública do Município de Campinas, bem como o disposto no Decreto Municipal nº 17.630, de 21 de junho de 2012, que regulamenta a Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, a Lei de Acesso à Informação, na esfera da Administração Pública Municipal de Campinas;
CONSIDERANDO a implantação do Sistema de Processo Administrativo Eletrônico em tramitação no Departamento de Proteção ao Consumidor - PROCON de Campinas, o qual substitui procedimentos realizados por documentos em suporte papel por procedimentos em ambiente digital, visando dar maior eficiência e segurança às atividades de defesa dos interesses das partes nele envolvidas;
CONSIDERANDO a utilização do Certificado Digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada, na forma de Lei específica, nos Processos Administrativos  do Departamento de Proteção ao Consumidor - PROCON;
CONSIDERANDO que o Departamento de Proteção ao Consumidor vem buscando medidas de substituir os documentos em suporte papel, pelos seus correspondentes em formato digital, inclusive primando pela celeridade, disponibilidade, publicidade e economicidade e segurança da informação;
CONSIDERANDO, finalmente, o disposto no Decreto nº 17.910, de 15 de março de 2013, que dispõe sobre os procedimentos e os processos administrativos do PROCON de Campinas,

DECRETA:

Art. 1º  Fica aprovada a Tabela de Temporalidade de Documentos Produzidos e Acumulados em Decorrência das Atividades Administrativas desempenhadas pelo Departamento de Proteção ao Consumidor - PROCON, nos termos dos anexos que integram este Decreto.

Art. 2º  Para efeito deste Decreto ficam definidos os seguintes termos:
I - prazos de guarda - prazos de arquivamento do documento em diferentes órgãos até sua destinação final, após encerrado o seu uso administrativo, independente de sua destinação final;
II - destinação - destino físico do documento identificado na Tabela de Temporalidade, de acordo com sua importância, para fins de preservação ou eliminação;
III - eliminação - a destruição física e/ou digital de documentos, mediante fragmentação, em prazo estabelecido, após aplicação dos procedimentos administrativos regulamentados por autoridade competente;
IV - preservação - atribuição de valor permanente a documentos em virtude de valores informativos e probatórios, definindo-lhes recolhimento em custódia definitiva em instituição arquivística competente;
V - arquivo corrente - arquivo de secretaria, departamento ou outro órgão que recebe primeiramente o documento, após encerrado o seu uso administrativo imediato;
VI - produtor do documento - setor administrativo que deu origem direta ao documento ou ao qual compete a instrução ou decisão sobre a atividade a ele relacionada;
VII - assinatura digital - tecnologia que permite a garantia da integridade e autenticidade aos arquivos eletrônicos, com certificação pública do servidor nos documentos produzidos;
VIII - documento em ambiente digital - arquivo que pode ser originado diretamente no Sistema do PROCON de Campinas ou a partir de um documento de suporte papel por meio da sua integral digitalização.

Art. 3º  As reproduções digitalizadas de documentos originalmente em suporte papel, bem como a base de dados e arquivos gerados pelo Sistema Eletrônico do PROCON são considerados documentos públicos, aos quais estão atribuídas destinações, seja a eliminação ou a preservação permanente, nos termos deste Decreto.
Parágrafo único.  Os documentos cuja destinação final é a eliminação, poderão ter todos os seus arquivos em ambiente digital deletados do Sistema Eletrônico do PROCON após 5 (cinco) anos da cessação de todos os efeitos administrativos e legais dos mesmos, com aprovação prévia da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos, conforme inciso IV do art. 7º do Decreto Municipal nº 15.425, de 24 de março de 2006.

Art. 4º  São partes integrantes deste Decreto:
I - Anexo I - Tabela de Temporalidade de Documentos Produzidos e Acumulados em Decorrência das Atividades desempenhadas pelo Departamento de Proteção ao Consumidor - PROCON;
II - Anexo II - Termo Explicativo da Tabela de Temporalidade de Documentos Produzidos e Acumulados em Decorrência das Atividades desempenhadas pelo Departamento de Proteção ao Consumidor - PROCON.

Art. 5º  A destinação de documentos de que trata este Decreto somente será definida após sua digitalização, certificação e inserção no Sistema do PROCON, nos termos dos anexos descritos no parágrafo anterior.

Art. 6º  Os casos omissos deverão ser decididos pelo Departamento de Procuradoria Geral da Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos.

Art. 7º  Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 8º  Ficam revogadas as disposições em contrário, em especial o Decreto nº 17.760, de 30 de outubro de 2012.

Campinas, 19 de outubro de 2015

JONAS DONIZETTE
Prefeito Municipal

MÁRIO ORLANDO GALVES DE CARVALHO
Secretário de Assuntos Jurídicos

Redigido no Departamento de Consultoria Geral da Secretaria Municipal de Assuntos Jurídicos, conforme elementos integrantes do protocolado administrativo nº 2015/09/01969, em nome de PROCON Campinas, e publicado na Secretaria de Chefia de Gabinete do Prefeito.

ANEXO I
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PRODUZIDOS E ACUMULADOS EM DECORRÊNCIA DAS ATIVIDADES DESEMPENHADAS PELO DEPARTAMENTO DE PROTEÇÃO AO CONSUMIDOR - PROCON DE CAMPINAS

ANEXO II
TERMO EXPLICATIVO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PRODUZIDOS E ACUMULADOS
EM DECORRÊNCIA DAS ATIVIDADES DESEMPENHADAS PELO DEPARTAMENTO DE
PROTEÇÃO AO CONSUMIDOR - PROCON DE CAMPINAS

1 - Carta de Informação Preliminar - CIP
Documento produzido eletronicamente com a finalidade de registrar reclamação de cidadão em face de fornecedor, decorrente de violação às normas de consumo, visando intermediação do PROCON para desfecho amigável do conflito.
2 - Anexos da Carta de Informação Preliminar - CIP
Documentos produzidos pelas partes, os quais visam instruir a Carta de Informação Preliminar, recebidos eletronicamente ou fisicamente, sendo que este último, depois de devidamente digitalizado, é anexado ao sistema eletrônico do PROCON.
2.1 - Anexos dos Processos Administrativos do PROCON
Documentos produzidos pelas partes, os quais visam instruir o Processo Administrativo, recebidos eletronicamente ou fisicamente, sendo que este último, depois de devidamente digitalizado, é anexado ao sistema eletrônico do PROCON.
3 - Processos Administrativos decorrentes da apuração de infrações ao Código de Defesa do Consumidor
Processos iniciados a partir de reclamação do consumidor, de denúncia ou em decorrência de ação fiscalizatória, ou ainda, por ato de ofício, que podem resultar em imposição de penalidades ao fornecedor por infração ao Código de Defesa do Consumidor, com suporte papel e, via de regra, digitalizado no sistema eletrônico do PROCON.
3.1 - Processos Administrativos decididos com aplicação de penalidade
Processos de que trata o item anterior, consequentemente decididos com imposição de penalidades ou improcedentes, cujo desfecho pode resultar em recurso em segunda instância administrativa e/ou inscrição em dívida ativa do município, regularmente convertidos em Protocolado Geral da Prefeitura Municipal de Campinas.
3.2 - Processos Administrativos suspensos por determinação judicial
Processos sancionatórios abertos pelo PROCON, cujo prosseguimento foi suspenso por determinação judicial.
4 - Denúncia
Relato de consumidor sobre ato ou fato identificado junto ao mercado de consumo em face de fornecedores de produtos ou serviços podendo, a critério do denunciante, ser anônima, com notícia de lesão ou infração à coletividade de pessoas, que poderá resultar em diligência da fiscalização e/ou autuação para aplicação das penalidades cominadas em lei.
5 - Diligência
Ato emanado da autoridade administrativa competente com o objetivo de averiguar, investigar, constatar, apreender, inutilizar, notificar, orientar, pesquisar, educar, colher dados de fornecedores de produtos e serviços, podendo culminar em sanções administrativas previstas em lei.
6 - Certidões e Declarações de Reclamações registradas no PROCON
Documentos requeridos pelas partes interessadas com a finalidade de obter informações acerca de reclamações registradas no Departamento de Proteção ao Consumidor.
7 - Errata
Documento reproduzido por fornecedores, recepcionados pelo PROCON, com o objetivo de corrigir informações acerca de publicidades veiculadas por qualquer meio, nos termos da legislação consumerista.
8 - Relatórios, Pesquisas, Boletins, Cartilhas, Informativos de Educação Preventiva
Documentos informativos produzidos em suporte digital ou papel para orientação ou para realização de educação preventiva de consumidores e fornecedores de produtos ou serviços.

MICHEL ABRÃO FERREIRA
Secretário Chefe de Gabinete do Prefeito
RONALDO VIEIRA FERNANDES
Diretor do Departamento de Consultoria Geral