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DECRETO Nº 16.122 DE 10 DE JANEIRO DE 2008

(Publicação DOM 01/02/2008 p.01)

Dispõe sobre a Tabela de Temporalidade de Documentos produzidos e acumulados em decorrência das atividades de Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais da Administração Direta Municipal. 

O Prefeito do Município de Campinas, no uso de suas atribuições, e
CONSIDERANDO que é dever do Poder Público promover a gestão dos documentos de arquivo, bem como assegurar o acesso às informações neles contidas, de acordo com o § 2º do artigo 216 da Constituição Federal e com o artigo 1º da Lei Federal nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;
CONSIDERANDO a necessidade de reduzir ao mínimo essencial a documentação acumulada no Arquivo Municipal, nos Arquivos das Secretarias Municipais e nos Órgãos da Administração Indireta, sem prejuízo da salvaguarda dos atos administrativos, constitutivos e extintivos de direito, das informações indispensáveis ao processo decisório e à preservação da memória histórica contida no patrimônio documental municipal;
CONSIDERANDO que a eliminação de documentos será normatizada no Poder Executivo Municipal por meio de Tabela de Temporalidade a ser oficializada em várias etapas;
CONSIDERANDO que há a necessidade de orientar os órgãos do Poder Executivo Municipal em relação à eliminação premente de documentos públicos, exigindo a solução de questões técnicas, administrativas e legais de modo diferenciado nas áreas distintas da Administração Municipal; e
CONSIDERANDO , ainda, o disposto no Decreto Municipal n.º 15.425 , de 24 de março de 2006, Decreto Municipal nº 15.874 , de 22 de junho de 2007, bem como na Ordem de Serviço nº 627 , de 11 de maio de 2007, que estabelecem as instâncias técnicas decisórias e os procedimentos para a eliminação de documentos produzidos, recebidos ou acumulados pelos órgãos da Administração Pública do Município de Campinas.

DECRETA:

Art. 1º  Fica aprovada a Tabela de Temporalidade de Documentos Produzidos e Acumulados em Decorrência das Atividades de Gestão de Bens Materiais Patrimoniais da Administração Direta Municipal, constante nos anexos I e II deste decreto, que inclui as atividades de Controle de Compras, Serviços e Obras, de Controle de Bens Patrimoniais Móveis, de Controle de Tranportes Internos e de Controle de Almoxarifado Central.
Parágrafo único.  Os prazos e destinação ora aprovados serão aplicados aos respectivos documentos produzidos ou acumulados pela Administração Municipal a partir de janeiro de 1941, e aos doravante produzidos, tanto aos que estejam sob a custódia do Arquivo Municipal, como das Secretarias Municipais.

Art. 2º  As Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos farão aplicar em suas respectivas áreas de atuação a Tabela de Temporalidade dos Documentos das Atividades de Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais da Administração Direta aprovada por este Decreto.

Art. 3º  Caberá às Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos comunicar à Comissão Central de Avaliação e Destinação de Documentos Municipais CCADD - a eventual existência de outros documentos produzidos em decorrência do exercício das Atividades de Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais da Administração Direta não indicados na Tabela de Temporalidade de Documentos constante deste Decreto.

Art. 4º  É facultativo a adoção das séries documentais e de suas respectivas normas de destinação e prazos de guarda deste Decreto às entidades da Administração Indireta, que poderão elaborar Tabelas de Temporalidade específicas relativas às atividades de Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais, adequadas às suas estruturas administrativas e produção documental, desde que homologadas pela CCADD, conforme disposto no Decreto Municipal n.º 15.425/06 .

Art. 5º  São partes integrantes deste Decreto:
I - Anexo I - Tabela de Temporalidade de Documentos Produzidos e Acumulados em Decorrência das Atividades de Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais da Administração Direta na Prefeitura Municipal de Campinas.
II - Anexo II - Definição das Séries Documentais da Tabela de Temporalidade de Documentos Produzidos e Acumulados em Decorrência das Atividades de Gestão de Bens Materiais e Patrimoniais da Administração Direta na Prefeitura Municipal de Campinas.

Art. 6º  Este decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 7º  Ficam revogadas as disposições em contrário.

Campinas, 10 de janeiro de 2008

DR. HÉLIO DE OLIVEIRA SANTOS
Prefeito Municipal

CARLOS HENRIQUE PINTO
Secretário de Assuntos Jurídicos

SAULO PAULINO LONEL
Secretário de Administração

REDIGIDO NA COORDENADORIA SETORIAL TÉCNICO-LEGISLATIVA DA SECRETARIA MUNICIPAL DE ASSUNTOS JURÍDICOS, DE ACORDO COM OS ELEMENTOS CONSTANTES DO PROTOCOLADO ADMINISTRATIVO Nº 07/10/49259, EM NOME DE SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO, E PUBLICADO NA SECRETARIA DE CHEFIA DE GABINETE DO PREFEITO.

DRA. ROSELY NASSIM JORGE SANTOS
Secretária-Chefe de Gabinete

MATHEUS MITRAUD JUNIOR
Coordenador Setorial Técnico-Legislativo

ANEXO I
TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PRODUZIDOS E ACUMULADOS EM DECORRÊNCIA DAS ATIVIDADES DE GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA NA PREFEITURA MUNICIPAL DE CAMPINAS

ANEXO II
DEFINIÇÃO DAS SÉRIES DOCUMENTAIS DA TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS PRODUZIDOS E ACUMULADOS EM DECORRÊNCIA DAS ATIVIDADES DE GESTÃO DE BENS MATERIAIS E PATRIMONIAIS DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA NA PREFEITURA MUNICIPAL DE CAMPINAS

A) CONTROLE DE COMPRAS, SERVIÇOS E OBRAS
Este conjunto de séries documentais trata dos procedimentos referentes à aquisição de materiais de consumo, de bens materiais móveis e imóveis, bem como as contratações de serviços e obras nas modalidades de licitação pertinentes a cada caso (concorrência, tomada de preços, concurso, leilão, convite, pregão presencial e pregão eletrônico), e ainda nos casos de dispensa e inexigibilidade de licitação.

A1 - Processo Relativo a Atestado de Capacidade Técnica.
Definição: documento protocolado e autuado produzido pelos Secretários Municipais, ou por Coordenadores com o mesmo status , com a finalidade de emissão de Atestado de Capacidade Técnica requerido por empresa contratada pela Administração Direta Municipal.
Guarda: será guardado no Arquivo Corrente da secretaria que emitiu o atestado até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 3 (três) anos após o ano de produção do documento.
(legislação pertinente: Lei Federal nº 8.666/93, art. 30, inciso II e § 1º; Decreto Municipal nº 15.232/05 .).

A2 - Processo de Certificado de Registro Cadastral - CRC (Inscrição e Renovação Cadastral).
Definição: documento protocolado e autuado, com vigência anual, com a finalidade de inclusão de registro de pessoa jurídica no cadastro de fornecedores da Administração Direta Municipal para participação em certames licitatórios.
Guarda: durante o período de vigência será guardado pelo Departamento Central de Compras; após, pelo Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 5 (cinco) anos depois de encerrado o prazo de vigência do documento.
(legislação pertinente: Lei Federal nº 8.666/93, art. 22, §§ 2º e 3º; arts. 34 e 37).

A3 - Processo de Licitação Obras.
Definição: documento protocolado e autuado produzido com a finalidade de proceder à contratação de obras pela Administração Pública Municipal, entendida como toda construção, reforma, recuperação ou ampliação, por meio das modalidades licitatórias previstas na lei.
Guarda: durante a execução da obra será guardado pela secretaria que provocou a licitação; após, pelo Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração até o cumprimento do prazo de 5 (cinco) anos para transferência ao Setor de Arquivo Intermediário do Arquivo Municipal, onde aguardará recolhimento para guarda permanente.
Destinação Final: preservação permanente.
(legislação pertinente: Lei Federal nº 8.666/93, art. 6º, inciso I; e arts. 7º a 12; Decreto Municipal nº 15.291/05 ).

A4 - Processo de Licitação Contratação de Serviços Comuns.
Definição: documento protocolado e autuado produzido com a finalidade de proceder à contratação de serviços comuns pela Administração Pública Municipal, por meio das modalidades licitatórias previstas na lei.
Guarda: durante o período de vigência será guardado pela secretaria que provocou a licitação; após, pelo Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 12 (doze) anos a contar da aprovação pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo ou decisão judicial definitiva.
(legislação pertinente: Lei Federal nº 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal nº 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal nº 8.666/93, arts. 6º, inciso II e 89 a 98; Decreto Municipal nº 15.291/05 ).

A5 - Processo de Licitação Contratação de Serviços Técnicos Especializados ou Artísticos.
Definição: documento protocolado e autuado produzido com a finalidade de contratar serviços técnicos especializados ou artísticos pela Administração Pública Municipal, por meio das modalidades licitatórias previstas na lei.
Guarda: durante o período de vigência será guardado pela Secretaria que provocou a licitação; após, no Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração até o cumprimento do prazo de 5 (cinco) anos para transferência ao Setor de Arquivo Intermediário do Arquivo Municipal, onde aguardará recolhimento para guarda permanente.
Destinação Final: preservação permanente.
(legislação pertinente: Lei Federal nº 8.666/93; Decreto Municipal nº 15.291/05 ).

A6 - Processo de Licitação Aquisição de Bens Móveis.
Definição: documento protocolado e autuado produzido com a finalidade de adquirir bens móveis pela Administração Pública Municipal, por meio das modalidades licitatórias previstas em lei.
Guarda: durante o período de vigência será guardado pela secretaria que provocou a licitação; após, pelo Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 12 (doze) anos a contar da aprovação pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo ou decisão judicial definitiva. Os processos de aquisição de bens móveis gerados até o ano de 2002 deverão ser encaminhados à Coordenadoria Setorial de Patrimônio para fins de registro no cadastro de bens patrimoniais móveis e eliminados mediante autorização da referida Coordenadoria.
(legislação pertinente: Lei Federal nº 2.848/40 (Código Penal), art. 109; Lei Federal nº 10.028/2000, arts. 359-A ao 359-H; Lei Federal nº 8.666/93, arts. 89 a 98; Decreto Municipal nº 15.291/05 ).

A7 - Processo de Licitação Aquisição, Permuta ou Alienação de Bens Imóveis.
Definição: documento protocolado e autuado produzido com a finalidade de adquirir, permutar ou alienar bens imóveis pela Administração Pública Municipal, por meio das modalidades licitatórias previstas em lei.
Guarda: durante o período de vigência será guardado pela secretaria que provocou a licitação; após, no Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração até o cumprimento do prazo de 5 (cinco) anos para transferência ao Setor de Arquivo Intermediário do Arquivo Municipal, onde aguardará recolhimento para guarda permanente.
Destinação Final: preservação permanente.
(legislação pertinente: Lei Federal nº 8.666/93, arts. 17 a 19; Decreto Municipal nº 15.291/05 ).

A8 - Processo de Licitação Aquisição de Materiais de Consumo.
Definição: documento protocolado e autuado produzido com a finalidade de adquirir materiais de consumo pela Administração Pública Municipal, por meio das modalidades licitatórias previstas em lei.
Guarda: durante o período de vigência será guardado pela Secretaria que provocou a licitação; após, no Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 12 (doze) anos a contar da aprovação pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo ou decisão judicial definitiva.
(legislação pertinente: Lei Federal nº 8.666/93; Decreto Municipal nº 15.291/05 ).

A9 - Termo de Contrato.
Definição: documento legal que expressa acordo de vontades entre Administração Pública e seus fornecedores e prestadores de serviços, produzido em três vias, uma das quais é da contratada, outra integra o processo de licitação correspondente e a terceira é arquivada na Coordenadoria Setorial de Procedimentos Legais.
Guarda: a via integrante do processo de licitação deverá acompanhá-lo nos seus prazos de guarda e destinação. A via avulsa será guardada pela Coordenadoria Setorial de Procedimentos Legais durante 5 (cinco) anos; posteriormente, será guardada no Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração por mais 5 (cinco ) anos até cumprir o prazo de transferência ao Setor de Arquivo Intermediário do Arquivo Municipal, onde permanecerá até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação da via integrante do processo de licitação juntamente com este; eliminação da via avulsa em 20 (vinte) anos a partir do encerramento da vigência.

A10 - Ata de Registro de Preços.
Definição: documento produzido em três vias com vigência de até 12 meses, onde se registram os preços firmados com o licitante vencedor para eventual contratação pela Administração Pública Municipal.
Guarda: a via avulsa será guardada pela Coordenadoria Setorial de Procedimentos Legais durante 5 (cinco) anos; posteriormente será guardada no Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração até cumprir o prazo de transferência para o Setor de Arquivo Intermediário do Arquivo Municipal, onde permanecerá até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação da via integrante do processo de licitação juntamente com este; eliminação da via avulsa em 20 (vinte) anos a partir do encerramento da vigência.
(legislação pertinente: Lei Federal nº 8.666/93; Decreto Federal nº 3.931).

A11 - Livro de Formalização de Contratos, Convênios, Aditamentos, Atas de Registro de Preços e Outros Ajustes.
Definição: livro no qual são registrados numérico-cronologicamente os Termos de Contratos, Convênios, Aditamentos, Atas de Registro de Preços e outros Ajustes, da Administração Direta Municipal, para fins de controle e fiscalização. Não é protocolado.
Guarda: será guardado pela Coordenadoria Setorial de Procedimentos Legais durante 5 (cinco) anos; posteriormente, será guardado no Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração por mais 5 (cinco) anos até cumprir o prazo de transferência ao Setor de Arquivo Intermediário do Arquivo Municipal, onde permanecerá até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 20 (vinte) anos a partir da produção do documento.

A12 - Livro de Abertura de Procedimentos Licitatórios.
Definição: livro de registros de abertura de licitações em todas as modalidades, nos quais são informados o número da licitação, o número do protocolado, órgão interessado, objeto de licitação e data de abertura de habilitação e proposta. As informações, a partir de 2005, constam em arquivos digitais guardados em servidor próprio do Departamento Central de Compras.
Guarda: será guardado pelo Departamento Central de Compras durante 2 (dois) anos a contar da data do último registro do livro; posteriormente, será guardado no Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração por mais 3 (três) anos até cumprir o prazo de transferência ao Setor de Arquivo Intermediário do Arquivo Municipal, onde aguardará o recolhimento para guarda permanente.
Destinação Final: preservação permanente

A13 - Ata de Sessão Pública e Termo de Julgamento de Habilitação ou de Propostas.
Definição: documento no qual se registra a sessão pública de julgamento da habilitação e ou das propostas dos participantes de um certame licitatório. Produzido em dois originais, um dos quais constitui parte integrante do processo de licitação e o outro fica arquivado no Departamento Central de Compras, que também mantém cópias digitais em servidor de rede própria.
Guarda: será guardado no Departamento Central de Compras até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 2 (dois) anos das atas e termos.

A14 - Relatório de Procedimentos Licitatórios, Contratações Diretas e Ajustes.
Definição: relatório produzido anualmente com a finalidade de prestar informações ao Tribunal de Contas do Estado de São Paulo constando licitações realizadas no exercício findo. Desde 2006 é mantido cópia digital no servidor do Departamento Central de Compras. É gerada cópia em papel para a Câmara Municipal (Legislação pertinente: Instrução nº 02/2002 TCESP).
Guarda: guarda pelo Gabinete do Secretário Municipal de Administração durante 5 (cinco) anos e depois transferência ao Setor de Arquivo Intermediário do Arquivo Municipal, onde aguardará recolhimento para guarda permanente.
Destinação Final: preservação permanente.

B) CONTROLE DE BENS PATRIMONIAIS MÓVEIS
Este conjunto de séries documentais refere-se aos documentos produzidos nas ações de registro, defesa, acompanhamento da utilização e arrolamento das baixas para alienação de bens patrimoniais móveis da Administração Direta Municipal em suas diferentes modalidades (doação, comodato, transferência, permuta e venda).

B1 - Inventário Físico de Bens Patrimoniais Móveis.
Definição: listagem da conferência física dos bens patrimoniais móveis existentes nos órgãos da administração direta municipal, realizada anualmente ou a pedido de autoridade competente. Não é protocolado.
Guarda: até a aprovação das contas pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo (TCESP) será guardado pela Coordenadoria Setorial de Patrimônio; posteriormente no Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 5 (cinco) anos a contar da aprovação pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo (TCESP).

B2 - Inventário Físico-Financeiro de Bens Patrimoniais Móveis.
Definição: relatório anual físico-financeiro dos bens patrimoniais móveis dos órgãos da administração direta municipal, cujas informações integram as contas do exercício financeiro realizado pela Secretaria Municipal de Finanças. Não é protocolado (Legislação pertinente: decreto produzido anualmente, pela Secretaria Municipal de Finanças, que estabelece normas relativas ao encerramento da execução orçamentária e financeira dos órgãos da administração direta e indireta, para o levantamento do balanço geral do município de Campinas).
Guarda: até aprovação das contas pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo (TCESP) será guardado pela Coordenadoria Setorial de Patrimônio; posteriormente no Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 12 (doze) anos a contar da aprovação pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo (TCESP).

B3 - Livro de Controle de Chapa Patrimonial.
Definição: livro de registro de controle de tombamento dos bens patrimoniais móveis de todos os órgãos da administração direta municipal. Substituído em 1991 por um sistema de registro informatizado, o Sistema de Suprimentos Módulo Patrimônio, desenvolvido e administrado pela IMA, cujo usuário é a Coordenadoria Setorial de Patrimônio.
Guarda: recolhimento dos livros existentes ao Arquivo Municipal para guarda permanente.
Destinação Final: preservação permanente dos livros e da base de dados do Sistema de Suprimentos Módulo Patrimônio

B4 - Processo de Venda, Doação, Comodato ou Permuta de Bens Patrimoniais Móveis.
Definição: documento protocolado e autuado que legaliza a venda, doação, comodato ou permuta de bens patrimoniais móveis entre a administração direta municipal e terceiros.
(Legislação pertinente: Lei Federal nº 8.666/93 e Lei Orgânica do Município - Título III - Capítulo II ).
Guarda: até a aprovação das contas pelo TCESP será guardado pela Coordenadoria Setorial de Patrimônio; posteriormente no Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 12 (doze) anos a contar da aprovação pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo.

B5 - Planilha para Tombamento de Bens Patrimoniais Móveis.
Definição: documento pelo qual se transcreve informações referentes à aquisição de material permanente contidas em um protocolado para fi ns de tombamento. Não é protocolado.
Guarda: até 1 (um) ano após a aprovação pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo (TCESP), será guardado pela Coordenadoria Setorial de Patrimônio; posteriormente, no Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração, até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 6 (seis) anos a contar da aprovação pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo (TCESP).

B6 - Formulário de Transferência de Bens Patrimoniais Móveis.
Definição: formulário produzido em pelo menos 3 vias para a autorização de movimentação de bens patrimoniais móveis entre diferentes órgãos da administração direta municipal. Não é protocolado. (Legislação pertinente: ordem de Serviço da Secretaria Municipal de Administração nº 5/2002).
Guarda: será guardado por 2 (dois) anos pela Coordenadoria Setorial de Patrimônio; posteriormente no Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 7 (sete) anos após o ano de produção do documento da via da Coordenadoria Setorial de Patrimônio.

B7 - Termo de Responsabilidade pelo Uso de Bens Patrimoniais Móveis.
Definição: documento produzido anualmente que comprova a responsabilidade individual de titular do órgão sobre os bens patrimoniais móveis pertencentes à administração direta municipal, nele alocados. Não é protocolado (Legislação pertinente: Ordem de Serviço nº 303/1977).
Guarda: durante o período de vigência mais 1 (um) ano será guardado pela Coordenadoria Setorial de Patrimônio; posteriormente, no Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 6 (seis) anos depois de encerrada vigência.

B8 - Processo de Alienação de Bens Patrimoniais Móveis.
Definição: documento protocolado e autuado produzido por meio de licitação que autoriza e registra a alienação e desincorporação de bens patrimoniais móveis da administração direta municipal (Legislação pertinente: Lei Federal nº 8.666/93 e Lei Orgânica do Município - Título III - Capítulo II ).
Guarda: até aprovação das contas pelo TCESP será guardado pela Coordenadoria Setorial de Patrimônio; posteriormente, no Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 12 (doze) anos a contar da aprovação pelo Tribunal de Contas do Estado de São Paulo.

C) CONTROLE DE TRANSPORTES INTERNOS
Este conjunto de séries documentais refere-se às ações relativas à fixação da frota, aquisição, registro, regularização, manutenção, abastecimento, controle do uso, da movimentação e da guarda de veículos oficiais, em convênio ou locados.

C1 - Ordem de Serviços de Oficina Mecânica, Conserto, Lavagem, Lubrificação, Borracharia, Solda, Funilaria, etc, em Veículos/Máquinas.
Definição: autorização impressa para realização de serviços de manutenção em veículos pertencentes à frota municipal. Gerado a partir de base de dados do Sistema DETI - Ordem de Serviço, implantando a partir de 1998.
Guarda: será guardado pelo Departamento de Transportes Interno até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 1 ano (um) depois de encerramento do serviço. Preservação de dados por prazo a ser fixado.

C2 - Requisição de Combustível.
Definição: formulário padronizado (FO-003) de controle de abastecimento de combustível direto na bomba pelos veículos pertencentes à frota municipal e veículos conveniados. Não é protocolado.
Guarda: será guardado pelo Departamento de Transportes Interno por 2 (dois) anos; posteriormente, no Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração por 3 (três) anos, seguida de transferência para o Setor de Arquivo Intermediário do Arquivo Municipal, onde permanecerá até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação após 12 (doze) anos da emissão da requisição.

C3 - Requisição de Combustível em Galão.
Definição: formulário padronizado (FO-004) de controle de uso de combustível para fins diversos. Não é protocolado.
Guarda: será guardado pelo Departamento de Transportes Interno por 2 (dois) anos; posteriormente, no Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração por 3 (três) anos, seguida de transferência para o Setor de Arquivo Intermediário do Arquivo Municipal, onde permanecerá até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação após 12 (doze) anos da emissão da requisição.

C4 - Processo de Inscrição de Regime de Quilometragem.
Definição: documento protocolado e autuado, com vigência sem prazo fixo, que autoriza a utilização de veículo particular de servidor público municipal ou comissionado a serviço da administração direta municipal (Legislação pertinente: Decreto Municipal nº 13.105/1999).
Guarda: durante o período de vigência será guardado pelo Departamento de Transportes Interno; posteriormente, no Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 2 (dois) anos após cancelamento da inscrição.

C5 - Relatório de Regime de Quilometragem.
Definição: formulário através do qual é registrada a medição diária da quilometragem percorrida por veículo particular inscrito no regime de quilometragem para efeito de ressarcimento monetário do servidor de carreira ou comissionado. Não é protocolado.
Guarda: será guardado pelo Departamento de Transportes Interno até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 2 (dois) anos após emissão do relatório.

C6 - Processo de Inscrição de Regime de Direção.
Definição: documento protocolado e autuado, com vigência sem prazo fixo, que autoriza a condução de veículo pertencente à frota municipal por servidor público da administração direta municipal.
Guarda: durante o período de vigência, será guardado pelo Departamento de Transportes Interno; posteriormente, no Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Administração até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 5 (cinco) anos após cancelamento da inscrição.

C7 - Relatório de Regime de Direção.
Definição: relatório mensal que registra quilometragem percorrida pelo servidor inscrito no regime de direção para efeito de remuneração. Não é protocolado.
Guarda: será guardado pelo Departamento de Transportes Interno até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 5 (cinco) anos depois da produção do documento.

C8 - Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo Oficial.
Definição: documento de licenciamento de veículo com vigência anual expedido pelo Departamento Estadual de Trânsito.
Guarda: será guardado pelo Departamento de Transportes Interno até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 2 (dois) anos depois de encerrada a vigência.

C9 - Relatório Anual de Ações.
Definição: relatório anual produzido pelo Departamento de Transportes Interno que descreve as ações desenvolvidas no controle de transportes internos relativo ao exercício, relativas a abastecimento e controle de uso da frota própria e locada, manutenção e reforma de veículos.
Guarda: recolhimento de cópia ao Arquivo Municipal para guarda permanente.
Destinação Final: conservação permanente.

C10 - Relatório de Abastecimento de Combustível para Câmara Municipal e Entidades da Administração Indireta.
Definição: relatório de abastecimento quinzenal com comprovantes da frota de veículos da Câmara Municipal ou entidades da administração indireta produzido pelo Departamento de Transportes Interno, através do qual se realiza o controle contábil do abastecimento no Termo de repasse de combustível para Câmara Municipal e entidades da administração indireta (Legislação pertinente: Convênio entre a Prefeitura Municipal de Campinas e a Câmara Municipal ou entidades da administração indireta).
Guarda: Coordenadoria Setorial de Contabilidade ou Arquivo Corrente da Secretaria Municipal de Finanças da mesma até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação em 5 (cinco) anos após o exercício financeiro.

D) CONTROLE DE ALMOXARIFADO
Este conjunto de séries documentais refere-se às ações de recebimento, formação, distribuição e controle de estoque de material de consumo e permanente dos órgãos públicos, incluindo previsão de consumo.

D1 - Formulário de Movimentação de Material de Almoxarifado (MMA).
Definição: documento emitido em duas vias que comprova quantitativa e qualitativamente a retirada de material do Almoxarifado Central e recebimento por órgão da administração direta municipal. Documento gerado a partir da base de dados do Sistema de Suprimentos - PMC, desenvolvido pela IMA e implantado em 1984, cujo usuário é a Coordenadoria Setorial de Almoxarifado.
Guarda: será guardado pela Coordenadoria Setorial de Almoxarifado até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação da via do Almoxarifado Central 1 (um) ano após aprovação de contas pelo TCESP. A via de cada secretaria municipal deverá ser arquivada por pelo menos igual período no respectivo Arquivo Corrente. Os documentos anexos, tais como memorandos de solicitação deverão ser eliminados juntamente com as MMA´s. Não é protocolado. Informações são preservadas em meio digital.

D2 - Relatório de MMAs.
Definição: relatório diário das MMA´s emitidas para controle interno do Almoxarifado Central, gerado a partir do Sistema de Suprimentos - PMC. Não é protocolado.
Guarda: será guardado pela Coordenadoria Setorial de Almoxarifado até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação 1 (um) ano após emissão. Informações são preservadas em meio digital.

D3 - Registro de Entrada com Saída Automática:
Definição: comprovante de registro inserido na base de dados do Sistema de Suprimentos - PMC referente a material adquirido ou doado e que não é depositado fisicamente no Almoxarifado Central. Não é protocolado
Guarda: será guardado pela Coordenadoria Setorial de Almoxarifado até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação após 1 (um) ano da aprovação pelo TCESP. Informações são preservadas em meio digital.

D4 - Registro de Entrada de Aquisição de Material.
Definição: comprovante impresso de registro na base de dados do Sistema de Suprimentos - PMC referente a entrada de material adquirido por compra depositado fisicamente no Almoxarifado Central. São anexadas cópias de notas fiscais e notas de empenhos. Não é protocolado.
Guarda: será guardado pela Coordenadoria Setorial de Almoxarifado até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação após 1 (um) ano da aprovação pelo TCESP. Informações são preservadas em meio digital.

D5 - Balancete Mensal de Movimentação de Materiais:
Definição: balancete de entrada de notas fiscais e saída de materiais por MMA´s do Almoxarifado Central gerado em duas vias em papel para informação do TCESP, uma delas encaminhada à Secretaria Municipal de Finanças.
Guarda: será guardado pela Coordenadoria Setorial de Almoxarifado até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação da via do Almoxarifado Central após 1 (um) ano da aprovação pelo TCESP. Informações são preservadas em meio digital.

D6 - Inventário Físico de Estoque do Almoxarifado Central.
Definição: documento produzido mensalmente e anualmente a partir da base de dados do Sistema de Suprimentos - PMC para controle de estoque de materiais e informação do TCESP, encaminhado anualmente à Secretaria Municipal de Finanças.
Guarda: será guardado pela Coordenadoria Setorial de Almoxarifado até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação após 1 (um) ano da aprovação pelo TCESP. Informações são preservadas em meio digital.

D7 - INVENTÁRIO FINANCEIRO DO ALMOXARIFADO CENTRAL:
Definição: documento produzido mensalmente e anualmente a partir da base de dados do Sistema de Suprimentos - PMC e encaminhado à Secretaria Municipal de Finanças para informação do TCESP.
Guarda: será guardado pela Coordenadoria Setorial de Almoxarifado até o cumprimento do prazo de eliminação.
Destinação Final: eliminação 1 (um) ano após aprovação de contas pelo TCESP. Informações são preservadas em meio digital.